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　 ■参加案内発送の様子■　　
　　旧日記にて公開していたものです。

　参加案内を発送するまでの流れを簡単にお届けしたいと思います。(直接参加)

1.配置の決定
　Ａ〜Ｅ(3月はＨかＩ)までの列について、大体のジャンル配置をまず決めます。例えばＡ列からヘタリアがきて、少年ジャンプ、創作、その他のジャンル、ゲーム、アニメ・マンガというような流れです。Ａ列と最終列(通常はＥ列、3月は最後の列)に何のジャンルを持ってくるかということについては重要なポイントになります。人の流れがあるため、できるだけその時はやっているジャンルや、サークル参加が多いジャンルを持ってくることが多いです。真ん中の列は比較的人の流れがゆるやかなジャンルを持ってくることになります。

2.配置の詳細決定
　おおまかなジャンルが決まったら次にするのはその中でのジャンルの配置です。
　まず「少年ジャンプ」「アニメ」といったような大区分ジャンルを、詳細ジャンルによって分けていきます。
　少年ジャンプでは、テニプリ、銀魂、リボーン・・・というように分けていきます。分けたらそれで終わりではなくて、今度はサークルカットのキャラ別に分けたりします。ただ、スペース数などの関係で前後したりすることもあるので、キャラが連続しないことにつきましては大目に見てやって下さい。
　カップリングもできるだけ同じ傾向の人が並ぶようにしていますが、参加数が少ないジャンル自体は、真反対のカップリングがお隣になってしまうこともあります。申し訳ないです。
　また、困るのが「ジャンプ」「アニメ」に丸をして詳細に説明がない場合や、複数ジャンルに丸がしてあったり詳細記入がある場合です。こういった場合は、大区分(ジャンプ・アニメ)ならどこでも配置ＯＫと解釈して配置します。(不備であることには間違いないので、ジャンルは一つのみでお願いします)
　それと、ジャンル表にないジャンルを記載いただく場合に、「東方」「忍たま」「ハガレン」「ボカロ」というような略称を書いている方も多いのですが、出来れば正式名称でお願いしたいです。
　東方Project、忍たま乱太郎、鋼の錬金術師、ボーカロイド(VOCALOID)という風に書いてもらえば、こちらも間違いが少なくてすみますのでご協力お願いします。

※成人向きに丸があるサークルさんは、出来るだけ両隣を成人の方のサークルになるようにしています。しかし、配置上年齢欄が未記入のため判断できないサークルさんがお隣に来る場合もありますのでそれはご了承ください。また、〆切をすぎて投函されますと、こういった配置が一切できません。
成人向き指定があるサークルさんはご注意いただければと思います。成人向き指定のみ別配置というのはジャンル配置を無視することになるので、嫌がるサークルさんも多いと思いますし、両隣誰もいないような配置というのも、机やイスを借りる費用の問題上できません。各自で販売について対策をしっかり行っていただければと思います。

3.実際の配置
　ここで気をつけているのは、追加椅子がある1SPのサークルさんには追加椅子なしの1SPサークルさんを配置することです。お互いに追加椅子があると入れなくなってしまいますので。
(2SPお申し込みで追加椅子2脚使用される方の場合、できるだけ列の真ん中に配置するようにしています)
　配置が終わるとざっとミスがないか確認したりします。

4.発送開始
　このあと、配置図と申込用紙に書いた配置ナンバーをもとに、サークルチケットの入力を行います。

5.サークルチケットの印刷
　前回4で入力したサークルデータをもとに印刷に入ります。この時にできるだけ色を毎回変えて、前回のチケットで不正入場するというようなことがないように気をつけています。
(花鳥であまり不正入場のメリットはないと思いますが、念のため)

　印刷はこのように、3スペース分がつらなって出てきます。
　これを、横の点線で切り離します。縦には切りません。これは各自サークルさんで切り離していただきます。
　分かりにくいかも知れませんが、横3つで、1SP分、３人が入れるチケットです。
　便宜上適当にＥ列を印刷しただけで、選択に特に意味はありません。この印刷したものは掲載用に作成した架空のサークルチケットです。

6.参加案内の発注・納品

　サークルの配置を開始すると同時に参加案内の印刷を注文しています。サークルの全体の数が分からないと配置図が作成できないため、〆切後に申込されるサークルさんがあると、この作業がどんどんずれ込んでいってしまいます。あまりずれ込むとパンフレット編集作業と重なってくるので、大体見当をつけたスペース数で見切り発注することが多いです。
　ちなみに1種類につき200〜300枚印刷します。これを全部手で折って行きます。
　チラシの色を全部変えてあるのは、参加案内を同封する時にこちらで、全種類揃っているかわかりやすくするためです。まあたまに入れ忘れがあるんですが。
　一番左の黄色いチラシは、追加椅子を申し込んだサークルさんのみ同封するチラシです。

7.参加案内のチラシを折る作業

　これが、直接参加サークルに同封される内容です。全部で4種類(追加椅子を頼んだサークルさんは5種類)です。
　全部折るのに大体3時間くらいかかります。
　ただ、これだけ時間をかけて一生懸命折っても、会場で違反行為を注意した時に「参加案内全然読んでません」と言われるとがっくりします。
　大事なお知らせが追加されたりしていることもあるので、参加される皆さん全員が目を通して下さい。
　委託参加の参加案内は、説明チラシ、納品書、納品書控え(サークルさん保存用)、返送用宅配便伝票、見本誌シール、委託シール(箱の外に貼るもの)といった内容です。

8.参加案内発送作業
　チラシを折り終わるとあとは封筒に詰める作業ですが、こちらも3、4時間くらいかかります。
一気に発送作業をやってしまうので、ほぼ一日がつぶれます。

　念のため個人情報がわからないように、封筒裏面のみにして撮影しました。段ボールを横からもとっておけばよかったなと今思ったのですが、よく使われる段ボールの大きさであると考えて下さい。
　3月はこれが3箱になるので、郵便局に持っていくのが結構大変です。

　※この時に困るのが、洋封筒(ファンシー封筒含む)だったり、サイズが小さすぎたりして参加案内が入らないケースです。近頃は大分減りましたが、以前はよくそういうのがあって本当に困りました。定型外のサイズだったこともあります。
　長4もしくは長3の事務用封筒という指定を守っていただけると助かります。
　また、文具屋さんで販売されている封筒のうち「筋入り封筒」は郵送には向きません。破損しやすく、こちらへ差し出す時に使っておられる方もいますが、かなりボロボロの状態になっています。
　使用は避けてください。

9.未着のトラブル対応
　発送作業が済むと、サイトで告知をします。この時に「何月何日までに参加案内が届かないサークルさんは連絡して下さい」という記載もします。
　その期日が過ぎてお問い合わせがあるとこちらでサークル配置の確認を行ったりします。
　困るのが、イベント前日や当日になっての「サークルチケットが届いていません」というお問い合わせです。
　期日に余裕があれば調べられるのですが、前日だとこちらからの返信が間に合わない場合もありまた、当日の場合はまったく調べることができません。
　ですのでネット環境を持っておられるサークルさんは各自でサークルチケットの未着について確認していただければと思います。持っておられない方でも、イベント一週間前になってまだ届いていないというのは異常事態ですのでお問い合わせくださいませ。
　お問い合わせの際には、メールアドレスが届くものであるか、確認もあわせてお願いいたします。

　以上でサークル配置・参加案内発送の流れは終わりです。