開催前に決めておくこと同人誌即売会の開き方

開催前に決めておくこと

募集規模をどれくらいにするか

　スタッフがどれくらい集まりそうか、どれくらいの規模ならやれそうか、ということをザッと決めておく必要があります。
　もちろん借りられた会場に合わせて決めるのでもいいんですが。

　いろいろなイベントに出かけて、どれくらいの規模なら歩きやすいか、机が入る限界数はどれくらいかなどを観察しておきましょう。
　くれぐれも、募集したけど実際並べたら入らなかった、なんてことのないように。

　新規の会場の場合は、配置図をもらって図面から面積を換算し、机が入る数を算出します。大変面倒な作業ですが、きちんとやりましょう。
　また会場によっては机のサイズが標準のものではなかったりすることもあります。その辺りのチェックも怠らずに。

机の配置について

　大抵、いろんなイベントの配置を参考にされていると思います。それはいいんですが、例えば円形の会場で(笑)、一から設計しなければいけないと言う時。

　大体オーソドックスに長方形状に配置すれば間違いないでしょう。サークルスペースは、経験上双方が軽くイスに腰掛けて、通路が１メートルくらいの幅で取ります。一般さんが歩く通路は、２メートル幅以上。これを元に配置していけば大体収容できる机の数がわかるでしょう。
　ただしこれは大まかな計算でしかありませんので、めいっぱい詰めないように。

　また、長方形に並べるにしても、真ん中か両端に出入りできるスペースを設けることは必須です。
　これは、もちろん出入りのためでもありますが、消防法で「速やかに出入りできること」という条件を満たすためでもあります。ってメッセの人が言ってました。

パンフやスペースの料金

　資金のところでも触れていますが、どんぶり計算で構わないので大まかな収入を計算しましょう。
　自分が設定した額で収支が合わなさそうだったら価格を変えます。

　スペース料金に関しては具体的に資金のところで触れているので省きますが、パンフ料金に関しては、スペース代金で会場費がどの程度埋まるかによって決まってきます。
　スペース代金で会場費全額埋め合わせることが出来るなら、パンフレットの売上は印刷代やその他の諸経費をまかなえれば良いわけですから、１冊辺りの販売額はそれから算出できますよね。
販売額をＹとしますと、
Ｙ　×　部数　≧　印刷代＋諸経費(想像がつかなければ数万程度)
という式になります。
ここから、Ｙにいくつか数字を当てはめていって、不等式が成り立つところをうまく見つけてください。
※印刷代についてはこちら参照のこと
ただし、以下のような場合は多少式が異なります。

・サークルのスペース代で会場費がまかなえなかった場合
Ｙ　×　部数　≧　印刷代＋諸経費(想像がつかなければ数万程度)＋足りない会場費

・サークルのスペース代で会場費に余剰が出た場合
Ｙ　×　部数　≧　印刷代＋諸経費(想像がつかなければ数万程度)－余剰分
　これでパンフ代が出たかな？

　私も今頃はどんぶり計算で、何部売れたらレンタル費と印刷代が出るから、今回は何部刷ろうという風に決めています。今のところ価格は動かせないので部数調整です。でも刷れば刷っただけ売れるわけではないので難しいところ。

　ちなみに最近のオンリーイベントなどでは、人気ジャンルの場合、千人単位で来場者が来ることもあります。募集スペースに落選が多数出るほどの申込があれば、パンフレットは多めに印刷しておかれることをお勧めします。
　見極めが難しいところですが、確実に1000人を超える来場者がある場合はその分パンフレットの価格を抑えるなどして、参加者さんが参加しやすいように配慮を。
　これから先の項目でも同じ話が出てくると思いますがご了承ください。

コスプレ・撮影登録をどうするか

「××オンリーならコスプレあって当たり前ー」「コスがないとつまんないよねー」
　くれぐれもこういう決め方だけはやらないで下さい。
　その会場で過去にコスプレＯＫだったイベントがあったか、更衣室が用意できるか、など、きちんと可能な条件がそろっているかどうか冷静に判断してください。
　また、計算してみて通路が十分にとれない場合はコスプレは禁止にした方がいいです。
　ものによっては人に迷惑がかかりますから。

　許可する場合にも、更衣室がきれいに使われているか、それ以外のところで着替えている人はいないかなど常に気を配る必要があります。
　手が回りそうにない場合もやめましょう。
　何もかも中途半端な見切り発車で許可すべきではありません。

　コスプレを登録制にする場合はその用紙を作ったり料金設定をすることも必要になってきます。
　私は登録制にしたことがないので分からないのですが、基本的なシステムはサークル申込みと同じでいいかなと思います。申込用紙を送ってもらって、参加案内を送るという方法です。もちろんスタッフが十分な数いれば当日受付・当日登録制で構いません。
　登録したことが分かるようにバッジをつけるとかが必要になってきます。つけなくてもいいですが、そういう時は未登録の方がコスプレをしていないか注意しましょう。

　撮影を登録制にされる場合は、デポジット制度をお勧めします。
　撮影許可パスを貸し出す代わりに100円を預かり、パス返却時に100円を返すシステムです。
　登録記入項目はあまり多くすると、当日混乱のもとなので「お名前(HN可)」「確実に連絡がつく電話番号」程度にしておくといいかも。

グッズサークルへの対応

　いくつか、ご質問をいただきましたので花鳥風月の場合は、ということでお話させていただこうと思います。

　当イベント花鳥風月では、「花鳥風月FAQ」のページを設けて、グッズに対しある程度の規制をしています。
　理由として未成年者のサークル参加も多く、その中には「使ってはいけないもの」「販売してはいけないもの」の区別がつかない方もおられるためです。
　化粧品やアロマなどは薬事法違反ですし、アニメ公式のロゴを使ったグッズや商標権に触れるものの販売はイベント開催そのものに影響を与えかねません。
　事前にこういったグッズの販売が不可である告知はしておいた方がいいと思います。
　こちらもご参考に→「同人誌と著作権」

コスプレイベント開催で気をつけるべきこと

　コスプレイベントを開催する場合
1.スタジオや施設を貸しきって開催(他の人は入ってこない)
2.施設の協力を得て開催(お客さんが入ってくることがある)
　こういったケースになるかと思います。

　2.のケースの場合特に気をつけて欲しいのは、コスプレイヤーに対して「同意しない撮影をされる可能性がある」ことの告知を徹底する必要があります。
　参加者側ならびに施設のお客さんに対してもお願いをする必要があります。
　施設に協力してもらって張り紙をする、アナウンスをしてもらう、スタッフが呼びかけるなどして下さい。

　地元でもコスプレイベントがいくつか開催されましたが、2のケースでたびたびトラブルが起きており、なぜかうちへ苦情が持ち込まれる展開になったことも…。
　コスプレイヤーさんは全員が「誰でも自由に撮影してOK」「どんどんSNSにあげて!!」とウェルカムなわけではありません。
　もちろん一般的な常識からいえば、コスプレをしている人がいるからといって勝手に撮影し、SNSにあげる人の方が非常識なのですが、施設などでコスプレイベントをするということは周知がいきわたらないことから、そういうトラブルもあるので気をつけて下さい。
　コスプレイヤーさんから「撮影された写真を消して欲しい」と申し出があった場合、許可なく撮影した方に声をかけて対応するのはあなたです。