花鳥風月の進行表

目次

1. 花鳥風月の進行表

花鳥風月の進行表

　おまけとして、具体的な開催までの流れを時系列にします。
　くにびきメッセは一年前予約です。あらかじめご了承ください。
　あ、あとこの間に別日程の回も同時進行です。複数回開催される方はご注意ください。

開催日一年前	来年の大体の希望日程を決める
一年前	一年後の日曜の空き日程をくにびきメッセへ照会
一年前(希望日程)	日程の仮決定 メッセに会場予約・備品貸出申込み書類送付
11ヶ月前	メッセより会場費30パーセント分の請求書届く ※予約前納分。キャンセルとなった場合は没収 →支払い →開催告知が可能になる
	開催告知期間　　 ・イベント情報サイトへの掲載 ・自HP、SNSへの情報掲載 ・花鳥風月パンフ等での告知 ・他イベントへの申込用紙配布 ・イベント支援印刷会社への日程登録
約半年前の開催回(２つ前の開催回)	花鳥風月パンフ上にて、次々回開催日として掲載
三ヶ月前の開催回(１つ前の開催回)	花鳥風月パンフ上にて、次回開催日として掲載
イベント開催日より90日前	・サークル用参加案内を作成、印刷所へ発注 ・企業／交流のあるイベントなどへ広告出稿ＤＭ発送
申込〆切前後	・申込み〆切、サークル配置開始(HP、SNSでも告知) ・メッセより会場費残り７０パーセントの請求が来る　→振込み ・メッセに当日会場利用図面提出、チェックを受ける
イベント開催日一月前	・配置作業(HP、SNSでも告知) ・追加サークル受け入れの調整 ・サークルチケット作成作業 ・参加案内発送作業(時間との戦い) ・発送完了後はHPやSNSで告知する ・イベント支援印刷会社へ搬入要綱を一斉送信(メール)
参加案内発送後	・参加案内の不足などに応対／落選サークルへの返金／その他受付 ・パンフレット制作作業 ・HPやSNSでこまめに情報更新
イベント開催2週間前	・備品／清掃の外部レンタル依頼 ・クロネコヤマトへ、荷物受付及び当日搬入出の依頼 ・警備員の手配 ・イベント保険契約 ・備品準備 ・当日持っていくものの確認 ・パンフレット作成作業完成へ
イベント開催1週間前	・当日準備の確認 ・スタッフと諸注意情報を共有 ・サークルからの問合せ対応 ・最終チェック ・HPやSNSでこまめに情報更新
イベント当日
8時20分前後	メインスタッフ会場到着、詳細打ち合わせ
～９時４５分	・設置作業／掲示物張出 ・宅配便荷物の仕分け ・チラシ配布作業 ・本部設置 ・委託開封作業 ・飲食物販売ブース設置 ・休憩スペース、チラシ置き場その他設置 ・更衣室開設
１０時２０分	・サークル入場開始
11時	・一般入場開始
午後３時	・終了挨拶 ・片付け開始
～４時半	・片付け終了 ・スタッフ会議(今回の反省点、部署ごとの報告、新企画提案など) ・撤収
午後7時前後	・ＨＰ、SNSの更新作業 ・問合せなどがきていれば対応
午前0時くらいまで	・広告出向企業にお礼文書発送作業 ・その他対応
イベント後日	・委託不備／その他対応 ・その他対応 ・印刷料金、レンタル費用その他精算 ・来年分の日程調整作業