申込用紙・返信用封筒・郵便振替　同人誌即売会の開き方

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申込用紙・返信用封筒・郵便振替

申込用紙に何を書く？

　必ず明記されているべきなのは、
・イベントタイトル
・日程
・開催時間(余裕があればイベント開催時間とサークル入場時間の併記)
・場所
・スペース募集数(直接、委託、その他募集種類とスペース数)
・サークル参加料金表
・主催者連絡先
・申し込み〆切
・サークル参加申込用紙(サークルカットも)
となります。

　他イベントの申込用紙を入手してみて、どれが分かりやすいか参考にしましょう。
　ただし。そのままタイトルや連絡先を張り込んで自分のイベントの申込用紙として使用しないように。絶対絶対しないように。文章をそのまま書き写されるのも大迷惑ですが、用紙をそのままパクられるのはもっと迷惑です。
　もちろん著作権法にも抵触する行為だし、第一、その主催者が主催していると錯覚させて募集をかけていると判断されたら貴方は立派な犯罪者です。
　花鳥はこれでトラブルにあったことがあります。花鳥風月の申込用紙そのまま流用して、会場名と申込先だけ変えたものが配布されていました。花鳥風月参加サークルがたまたま入手して「あれ？これ会場が変わってる？」と思い、当方へ問合せを頂いたことから発覚したのですが、これって完全な詐欺であるわけで、事後処理が大変でした。

作ってはみたものの…

　開催すると決めて申込用紙の大まかなものが出来ました。
　しかし、実際申込みが来たらどのように整理するのか分からない所、ないですか？

　それぞれやり方はあるでしょうが便利なのは、整理番号と受付の日付を記入する欄を作っておくことです。もちろんサークルさんが間違えて書かないように、「記入しないで下さい」と注意書きはしておきましょう。
　それを届いた順にナンバリングしていけば、サークル数がすぐに把握できるし、後で述べる問合せにもすぐ対応できます。
　受付日も記入しておけば、いつ届いたのか確認できますからね。

返信用封筒

　サークル参加したイベントからの参加案内、封筒だか宛名だかに番号ふってありませんでした？
　それは、貴方の申込みを他の人と区別するために主催者が付けているもので、大抵申込用紙の整理番号と対応しているはずです。
　何か分からないことがあったとか、申込み内容と違っていた時などはこの番号を元に検索をかけます。
　ので、申込用紙に記入した整理番号を封筒(宛名シールとしている時にはそれに)にも記入しておくと、他の方と間違えないでも済むし、問合せがあった時封筒記載の整理番号を尋ねればいいので、時間がかからなくて済みますね。
　
　ウチは、参加案内を発送してしばらくの間は整理番号で応対していますが、パンフ編集時期以降はサークル名をお聞きしています。50音リストのデータで検索した方が早いので。

　ま、あまりこだわらなくても自分のやりやすい方法でやって下さい。

返信用封筒ミニ知識

　あらかじめ両面テープがついている封筒がありますよね。あれ、信用しない方がいいです…。
　パックリ開きます、マジで。

　そういう封筒が返信用封筒に同封されていたら、私は上からセロハンテープを貼ります。
あんまり長々と貼ると「テープがついてんのにこのヤロウ」と思われますから、３センチ程度のをちょこっと。
　サークルさんがご好意で両面テープを貼ってくれていたら感謝しつつそれで封をします。この時はテープは貼りません。

　それと、洋封筒は使わない方がいいです。何故って、中身をくっつかせずに封をしている人を私見たことがありません(笑)。どうしてもっていう時はセロテープで封をして下さい。
　あと、まさかいないと思いますが、シールを貼って封代わりにするのも避けましょう。かなり、開いてるのを見かけます。
　マステをはりたいならしっかりとテープで封をした上からにしてください。
　ほんのミニ知識でしたー。

郵便振替・ネット入金

　最近はスーパーでもコンビニでもATMが設置されて振替、振込に対応しているところが増えてきました。
　ネットからでも送金できるので便利ですね。
　なので申込受付の参加費入金には郵便振替口座をひとつ、イベント用に作っておくことをお勧めします。
　イベントが英語表記、ややこしい名前の場合にはわかりやすい口座名にすることも考えましょう。
　詳しい手続きなどは最寄の郵便局に聞いて下さい。
　また、ネットからの出金、振込みのほか郵便窓口でも引き出せるので、自宅もしくは職場に近い郵便局で手続きをした方が、いざという時助かるでしょう。
　口座作成申請から実際に使えるようになるまでには一月くらいみておいて下さい。

　この口座があればATMからの参加費入金のほかにネットからの送金、振込みにも対応できるので参加者さんとしても便利になります。

　郵便振替を参加費入金の選択とする場合、申込用紙に「入金はサークル申込人の名義で行って下さい。異なる場合は必ずお知らせ下さい」と書いておくことが大事です。これがないと誰からの入金なのかわからなくなることもあります。(口座がないとかで親の名義で入金したり、人に頼む方もおられるからです)

その他の参加費決済方法

　今はほとんど主流ではなくなりましたが、「定額小為替」での入金も花鳥風月では受け付けています。
　手数料がかかるけれども郵便局窓口で誰でも購入できるので、今でもこの方法で申し込まれる方もおられます。

　クレジットカード決済を導入しているイベントもあります。
　オンライン申込みを受け付けるのであれば、決済代行してくれる会社のサービスを利用してクレカ決済を可能にするという方法もあります。
　ただやはり手数料もかかりますし、いろいろと煩雑になるので導入はよく検討しましょう。
　花鳥風月のオンライン申込みは、ファイルストレージサービスに申込用紙をアップしてもらい、そのURLを送ってもらう、という「オンライン申込みもどき」の方法をとっています。(参加費入金は振込み、ネット入金など)