申込用紙配布から〆切まで

目次

1. 主な仕事は申込み受付
2. 埋まっているスペース数を計算しておく
3. 募集数より少ない！／オーバーした！

主な仕事は申込み受付

　これまで読み進められて来たとおりに、あらかたの手配や告知が済み、申込用紙を配布したとします。
　それを手にされ興味をもたれた方から申込みが届きます。
　溜め込まないうちに、速やかに受付処理をしましょう(笑)。
　受け取ったその日のうちにやるのが望ましい！理想！(仕事を持っていたらそうはならないことも多いですが)

　主なチェックポイントは、
・申込用紙は洩れなく黒で記入されているか
・申込みに必要なものが揃っているか
・返信用封筒を同封するようにしている場合、料金は足りているか
・参加費を為替で払っている場合、為替の額は合っているか、期限に余裕があるか
です。

　サークルさんから何か不明点の問合せが手紙として同封されていたりしたら、忘れないうちに返事を書いて返信用封筒に入れておきましょう。
　参加案内よりも早くお返事の必要がある内容(「遠方からの参加で、受かっていれば飛行機、宿泊の手配をするので早めに教えて欲しい」だとか、何か不備があるなど)はメアドを申込用紙に記載してもらっていればそこから、もしくは電話番号があればそれで返事をしましょう。

埋まっているスペース数を計算しておく

　〆切間際になると申込みの量がどっと増えます。電話番号やメールアドレスを連絡先として記名しておいた場合は、それによっての問合せもあります。
　その時点で余裕があるのかないのか、今から申し込んで間に合いそうかを把握しておきましょう。
　サークルさんによっては「×スペース予約させてもらえませんか」という方もおられるでしょう。受け付けるか先着順とするかはあなたの自由です。

募集数より少ない！／オーバーした！

　少ない場合は、二次募集をかけるとかして下さい。そのまま続行してもいいし、〆切を過ぎての申込みを見込むも良しです。
　当日参加OKにしているイベントも見たことがあります。
　サークルカットやサークル名がパンフレットに掲載されない、それを事前に承諾してもらうことで当日OKにする選択肢でもいいでしょう。
　ただし「当日参加の希望者がスペースオーバーした」ということにならないよう、受付可能なスペース数を表示しておくことをお忘れなく。

　申込が募集スペースをオーバーした時は。
　いきなりそんなことになることは少ないでしょうから、花鳥風月の対応例です。

　毎日受付をしていって、３００スペース募集で例えば〆切前日で２８０スペース埋まっていたとします。
　次の日届いて受付をしたら４０スペースあったという時。
　まず、不備がある申込をはじきます。
　その後残った申込からランダムに選ぶ方法がトラブルが少ないでしょう。
　オンライン申込みと郵送混在の申込であれば、郵送のほうを花鳥風月は優先しています。オンラインより先に出されているからです。
　落選となった方にはお詫び文を同封して返送手続きをしましょう。
　オンライン申込みであれば返金のための口座を教えていただく時にきちんとお詫び文を伝えておきましょう。
　こうすることで「今回落ちたけど対応が良かったから次参加したい」と思ってもらえます。
　返金対応は次回のことも考えて。