〆切から参加案内発送、パンフ入稿

目次

1. 参加案内、いつ印刷する？
2. 参加案内に記入すべきこと
3. 個々への対応
4. いつまでに参加案内を発送する？
5. パンフ入稿

参加案内、いつ印刷する？

　これ見極め難しいですよね。
　慣れてないなら早めの方がいいですが、サークル配置図との兼ね合いが難しいですね。
　募集数がうまらなくても当初の募集数のままやる、募集数オーバーしてもスペース拡大せずこのまま、という場合は申し込み〆切の1週間くらい前に入稿して、〆切と同時に参加案内が印刷から上がってくる、すぐ発送作業に取り掛かれるという状態の方がイベント事務進行の上ではいいかも知れません。
　余裕がもてるからです。
　「もし募集数を上回ったらスペース拡大する」という場合は申込〆切から一週間後くらいに、最新のスペース数で作成したサークル配置図とともに参加案内を入稿しましょう。
　この時早く欲しいからと特急印刷料金を払って仕上げる裏技を使う手もアリですね。
　オンライン入稿だと宅配便より1日圧縮も出来ます。
　つくづく便利な世の中になりました…(遠い目)。

　いずれにしろ申込〆切後は、参加案内発送とパンフレット作成作業、その他もろもろイベント事務作業を並行してやることになります。
　慣れないうちはカレンダー(紙の方がいいよ)に各作業の〆切、進行具合を記入して、直接確認しながら進めていきましょう。
　作業〆切を一週間早く設定しておくと、何かミスが見つかった時でもあわてなくてすみますよ。
　花鳥風月の場合、パンフ入稿は月曜日でも間に合うと印刷会社さんからお返事をいただいているのですが、基本その一週間前には完成させています。
　ミスがないか確認できるようにするためです。

参加案内に記入すべきこと

　直接参加の方へは当日の注意事項や、サークル入場時間、パンフレットは全員購入制なのかどうなのか、会場がわかりにくいと思われる場合は地図、駐車場の有無、交通の方法、宅配便搬入が可能であるならその方法と期間など、を明記します。連絡先も書いてあるといいですね。
　また、会場内サークル配置図も必要です。そして、サークルチケットですね。チケットを設定しないならそれでもいいです。
　サークルチケットには、イベント名・日時と場所(可能なら)、入場可能時間、サークル名、配置番号を記入します。

　次に委託参加ですが、これはシステムの違いによって違ってくると思います。
　まず注意事項については、販売形式を記名し、販売しやすい形で送ってもらうようにしましょう。納品証、着払い伝票などもいりますよね。
　また、宅配業者の説明、指定期間、送付方法などもあれば書きましょう。そして、売上金と残部をどういう方法でいつまでに送るのかは記載します。
　参加する方もそういうことがハッキリ分かっていれば安心ですから。

　ただ、「忙しいから」と言って、「委託の返送には３ヶ月かかります」と書かないように。やりすぎです。
　実際そんなイベントがありました。
　電話で「売上金が届かない」「一月経過しても荷物が戻ってこない」と問合せをされた方は、主催者に「私だって仕事してるんです！暇じゃないんです！」と逆ギレされてびっくりしたそうです。
　５００くらいの委託があるならともかく、普通規模のイベントでお待たせするのは2週間までに収めましょうね。
　返送分を次のイベントに回すというサークルもいますから。

個々への対応

　委託サークルさんの中には、「周囲に指定業者の取扱店がなくてどうしても送れない」という方もいらっしゃいます。
　そういう方に対してどんな対応をされるかは自由です。
　参加案内に「一度連絡ください」と書いておくも良し、「指定業者以外を使う場合は、送り先はこちら」と明記するも良しです。

　うちが今まであったのは、「宅急便コンパクト」「ゆうパック」「レターパック」「クリックポスト」でした。
　沖縄は、ヤマトよりもゆうパックが安いんだそうです。
　返送もその方法を希望される場合は、返送作業の時に別個にしておいて家に持って返って処理しました。
　レターパック、クリックポストは着払いは難しいので、売り上げから差し引き、売り上げゼロの場合はケースバイケースとなりますが、こちらで送料負担などしています。(後で振り込んでもらうなどするとその手数料の方が高くつくことがあるため)

いつまでに参加案内を発送する？

　某遠方のイベントに参加してビックリしたのですが。
　３日前に参加案内届いたって荷物送れねーんだよ、コノヤロウ。
　さっさと送れ。

　とまぁのっけからアレですが、申込み〆切からサークル配置をして、なるべく早く参加案内を発送するようにしましょう。
　宅配便で荷物を送られる方もいますから、最低2週間前くらいには到着していることが望ましいです。
　パンフ編集と平行すると地獄を見ますから、先に発送しておいた方がいいですよ。サークル名が違っていたとか、何か不備があった時すぐに変更できるし、誤字脱字はパンフの方で編集できるしね。

パンフ入稿

　印刷屋さんに迷惑をかけてはいけません(笑)。
　私これだけは自慢できます。〆切いままで破ったことないです…って誰もやっとるわー！！

　事前に「イベントパンフレット」であることを伝えて見積もりを出してもらいましょう。印刷屋さんによっては送料はかかっただけだったり、一律だったりします。それを踏まえて決めようね。
　支援対応イベントに登録すると、印刷料金が安くなる、〆切が遅めになるなどサービスもたくさんありますから、それを踏まえて検討するのもひとつの手です。印刷料金もイベント後入金OKな対応をしているところもあります。事前にきちんと確認を。
　尚、言うまでもないですが〆切は守りましょう。印刷屋さんも、イベントパンフだから便宜を図ってくれています。その好意に甘えすぎることのないようにしましょうね。

　紙原稿で制作する場合、サークルカットを貼りこむ時はしっかりくっつけて。角が折れていたりするとそのまま印刷されちゃいます。(スプレーのりがオススメです。はがれない強力なヤツね)
　データで作成する場合、サークルカットの調整はきちんとしましょう。せっかく綺麗なカットを書いたのにモヤがかかったようになっている、線が飛んでいる、つぶれている、ではサークルさんもがっかりです。
　花鳥風月は私がデジタルに弱いので未だに紙原稿で作っております(汗)。
　印刷会社さんには迷惑かけまくっています。