イベントHP、SNSについて(「イベント告知サイトあれこれ」から改題)　

目次

1. 規約をしっかり読もう！
2. 無料スペースか有料スペースか
3. 情報提供はしっかりと
4. 閲覧者を混乱させないために
5. イベントとサークル活動アカウントを分ける
6. 終了後の書き込みには気をつけて
7. 終了したイベントサイトを放置しない

規約をしっかり読もう！

　イベント告知サイトでよく見かけるのが、商業利用を禁止しているサービスであるにも関わらず借りているケース。
　無料HPレンタルサービスを提供しているところでは商業行為、営利目的での運営を禁止しているものも多いです。
　もちろんイベントもアマチュアですから営利を目的としていないということにはなるのですが、それはイベント主催が判断するのではなくあくまでもサービス提供側が判断することです。
　オンラインのみでの同人誌活動であれば、これらの規約には違反していることにはなりません。
　しかし同人誌即売会のように金銭のやり取りが発生する場合、商業行為とみなされることがほとんどです。
　きちんと規約を読んで商業利用ＯＫのところを探しましょう。一昔前と違い、商業利用ＯＫのサービスは沢山ありますので簡単に探すことができます。
　商業利用を許可していないサービスで平然とイベント告知サイトを作っていると、「規約すら読まないいい加減な主催」と思われてしまうこともありますから十分注意しましょう。
　また、無料スペースでの広告消し、意図的な下げなどの悪質な違反は論外です。

無料スペースか有料スペースか

　花鳥風月のイベントサイトのサーバーは、HOOPS(現infoseek)(無料)で立ち上げ→Entrance(有料)→独自ドメイン取得→ドメイン管理を企業委託＆サーバー移転、という風に３回の引越しをやっています。
　１回のオンリーをする予定なら無料サーバーでも特に問題はないと思うのですが、無料スペースは無料なだけあって、突然つながらなくなったり、ひどい場合はサービス提供側が突然運営をやめてしまうこともあります。
　１年前からサイトを立ち上げたとして、開催直前になっていきなりサイト消失！なんてことになったら参加者さんをも不安にさせてしまいかねません。
　有料スペース自体も、月単位で借りられるところから、サブドメインが使えるものなど様々なサービスがあります。１年借りて5000円もかからないところも結構ありますから、探してみましょう。
　もちろん無料スペースは絶対よくないと言っているのではなく、有料サービスを使用することによって、安全をお金で買うのもいいのでは、ということです。
　ただ、有料サービスもものによってはしょっちゅう落ちていて使い物にならない、サポートが悪いなどありますから気をつけてくださいね。
　また、スマホからの閲覧を考えてレスポンシブサイト作りを心がけましょう。
　花鳥風月サイトも、イベント情報ページに関してはかなり遅れましたがやっと対応しました。

　今は安定したサービスを提供しているところがほとんどですが連絡手段を確実にするためとして
・HPサービス
・メールサーバー(出来れば有料のも使用した方がいいです)
・掲示板、SNS
はすべて別々のサーバーにした方がいいです。
　HPサーバーが落ちたとしても掲示板やSNSで情報発信できる、という風なメリットがあるからです。

情報提供はしっかりと

　イベントのサイトに日参する人はあまりいません。でも、だからといって開催ギリギリまで何の更新もない、必要な情報も載っていない、ではサイト自体必要ありません。
　もちろんどんなサイトにするかは人それぞれですが、せっかくですから１ヶ月に１度くらいの情報更新は心がけたいものです。イベント開催前になったらアップする情報も増えてきますし、面倒くさがらずにテキパキやりましょう。
　参加案内を発送した時の告知や、リアルタイム状況掲載(申込受付終了、受付確認の方法公開)などの情報公開があると参加する方も助かりますね
　また、サークルリストや余裕があるならサークルカットをHPに掲載することで、サークルさんが「申込が受理されている」と確認することも出来ますし、一般参加者が「あのサークルさんが参加してる！行こう」と計画も立てやすくなります。
　SNSをこまめに動かして情報発信するにしても、一月に一度くらいはその情報をまとめてHPに掲載しておくと見る人が役に立ちます。

　それとたまに、更新もないのに日記だけテンションの高いところなどあります。
　以前見たのは、サイトは半年以上ほったらかし、日記は「やっべぇ明日テストじゃん！勉強してねーよ！」とか「超忙しい！俺様タイヘン☆」みたいな感じでした。あんまり自分をさらけ出してしまうのもどうかと思うのでほどほどに。
　それから、掲示板・メールはこまめにチェックした方がいいですね。質問があったら時間をかけずに返事が出来るようにした方がいいでしょう。　

閲覧者を混乱させないために

　主催者が知識を持っていないために、別の人にサイト更新をお任せする、ということもあります。
　その際に、打ち合わせはきちんとしておきましょう。
　情報がいつまで経っても更新されない、オフラインとオンラインで言っていることが違うなどでは、見ている人が混乱してしまいます。
　また、同じような質問が繰り返し出ると予想される場合にはあらかじめFAQを作っておくと便利でしょう。
　大切なのは、答える人によって回答が違わないことです。もしもサイト管理人が都合によって出来なくなったら、信用できるほかの人に依頼するか、自分自身で頑張るしかありません。

イベントとサークル活動アカウントを分ける

　花鳥風月のサイトを見ていただけるとわかるかと思いますが、「同人誌即売会　花鳥風月」としてのページと、それ以外は分けています。
　「同人誌即売会　花鳥風月」内にイベント情報、連絡先、掲示板その他の情報を掲載し、関係ないページを確認しなくて済むようにしています。
　主催者がサークル活動やその他の活動をしている場合、同じコンテンツ内に情報を混在させないようにしましょう。
　特に、「サークルのHPでイベント情報も掲載する」のなら独立させて、そこだけ見ても情報がわかりやすい、連絡をとりやすいようにしましょう。
　SNSもイベント単体でアカウントを作ることをお勧めします。
　情報の混在は混乱のもとです。

終了後の書き込みには気をつけて

　苦情の無いイベントはない、というほど、どんなイベントだって苦情は来ます。
　時折終了後のイベント掲示板において、不備を問いただされて、それを「荒らし」と決め付け勝手に削除したりして余計に荒れてしまうイベントなどがありますが、愚の骨頂もいいところです。
　イベントというのはもちろん「お客様とサービス提供側」という関係ではありません。皆で楽しく集って作り上げるものです。しかし、主催者という責任を全うすることを忘れてはダメです。
　あなたが開いて人が集り、それに不備があって文句が出たのですから「終わったことだから」ではなくて、自分の落ち度については素直に謝罪するべきです。あなたは終わったことだからいいかもしれませんが、あなた自身の評判は最低なものになり、これからもずっと口コミで広がり続けることになるでしょう。
　その反対に、不備があればきちんと謝る、明らかに言いがかりと思えるものに対しては毅然とした態度をとるなど、精一杯の努力をしていればそれがたとえ１００点満点の応対ではなくても、評価はされるものです。

終了したイベントサイトを放置しない

　何ヶ月も前に終わったイベントのサイトがそのまま放置され、掲示板は荒れ放題、日記や情報も何ヶ月も前のまま、終了宣言すらない…。
　こんなサイトは見苦しいものです。
　終わり方は人それぞれ方法があるにしても、期間を決めて削除するなどしましょう。
　後始末まできちんとやってこそのイベントです。
　忘れがちなのがSNSで自動のツイート設定をしている場合。
　これもアプリ認証を切る、自動ツイートをオフにするなどしましょう。