資金の他にこれあると便利

目次

1. 主催者は書類に埋もれる
2. 書類を整理する
3. 名刺
4. 何はなくともゴム印
5. イベント専用口座
6. メールアドレス
7. イベント告知ページ

主催者は書類に埋もれる

　なんたって、バカにならないくらい書類の山です。それはもう、ものすごいです。私、仕方がないので事務用品を一括購入したくらいです。
　ただし、考えなしに「あ、これ使うかも」「買っておこう」とするのは単なる資金の無駄遣いにしかならないので、計画を立ててね。
　最近は１００円ショップがありますからそこの文具で十分役立ちます。(私の頃は…なかったなぁ…/遠い目)
　では、一体どんなものをそろえる必要があるのか、ということを考えてみましょう。

書類を整理する

　ザッと言ってイベントで発生する書類は、
１．契約書関係
２．申込用紙関係
３．印刷関係
４．領収証
５．その他メモ・企画関係
となります。
　どれももちろん重要書類に違いありません。

　１については、会場借用承認書、備品を外にレンタルしているならお願いした時のＦＡＸ(私は証拠が残るのでＦＡＸで送ってる。もちろんその後電話で届いたか確認)、宅配便に搬入をお願いするならそこへお願いした書類も。場所によっては申請書類になっているところもあるようですね。その場合は控えを取っておきましょう。
　これらの書類はサッと閲覧できるように、ファイルに整理しておくのがいいです。継続してイベントをするつもりなら、種類ごとに分けるのもよし、１回ごとにまとめるのもよしです。

　２についてはファイルでは対応できないので入れ物を用意しましょう。透明なプラスチックのケースでもいいですね。しっかり蓋が閉まるか封ができるものがいいです。印刷直後の申込用紙と違って人が記入した用紙は厚くなるので(５０枚くらいだと高さ３センチくらい。もちろん押さえれば縮むけど)、
多少余裕のきくものがいいです。

　３は、印刷に回す申込用紙原稿やパンフ原稿のこと。またイベントを開催する予定がある場合は使いまわしたり、参考にしたりできるのでこれもまた一箇所にまとめておこう。

　４も専用のボックスか封筒を作って入れるように。領収証のもらえないコピー代や交通費は、専用メモ帳を用意、必ず使った後に記入しましょう。１回きりのイベントで必要ないじゃん、と思われるかもしれないですが、税務署は何年かに一度会場の顧客全員を調べるようです。入場料(つまりパンフ全員購入制のイベント)を取っているところは、ザッと計算して余剰が出ているようだと思ったら呼び出しが来ることもあります。５，６万くらいなら大丈夫でしょうが、２０万以上だったり(予想入場料引く、会場費。他の経費は考えない)、定期的にやっている場合は間違いなく呼び出しがきます(笑)。
　とはいえ、絶対ではなくて確率の問題なので呼び出しはまれでしょうが、収支決算はやりましょう。
　収支決算については、後始末の項も参考にして下さいネ

　５は電話のメモとか、こういう企画をやるという計画書とかです。ファイルに入れておくにこしたことはないですね。

名刺

　１０回以上イベントをやるつもりで、例えばその地元に定着させたいって時。もしくは、事務所を立ち上げて本格的に活動される方は、用意しておいたほうが良いです。
　私も何度かイベンターの方と名刺交換させていただきましたが、ハートマークがついているような名刺や、「→」「ｖ」を使っていると「コイツ、マジか…？」と思ったりします(笑)。
　会社勤めをされておられる方はご自分の名刺をお持ちだと思いますが、ああいうシンプルな書き方で構わないです。
　もちろん名刺入れも用意してね。サイフとかからヨレヨレの名刺を出されるのは、受け取る方にしてみればあまり気分が良くないです。

　※花鳥風月主催者である私も名刺は持っていますが、積極的に配ることはしません。また、別名で作っています。
　過去花鳥風月主催者を名乗り金品を受け取ろうとしたり、ネット上で勝手にHPを作っていた人間がいまして、そういう人間が名刺を配布した時にすぐ確認できるようにです。

何はなくともゴム印

　説明するまでもないですが、住所氏名のゴム印は作った方がいいです。為替の換金にも使うし、たとえ１回きりのイベントでも、サークル参加案内発送・為替用と何百回も使います。(今は口座入金が増えましたが)
※為替はイベント名では換金できませんので注意。申込受付先を「●●様方イベント係」にしている場合は、これとは別に住所氏名のゴム印も作っておくと便利！
　作るのはそんなに高価じゃないから是非作っておきましょう。
　プリンターで封筒の裏に直接印刷するから、といっても、いろいろなところでゴム印の出番というのは結構あります。
　
　余談ですが、今はなき某イベントがちょっとおおっぴらに言えない系のタイトルでして(ニュースでたまに報道されるような事件名…)。リターンアドレスに「××協議委員会」と押してあったため、受け取った親御さんが、自分の子が何か犯罪にかかわっているのではとビックリして、苦情の電話が何件もかかってきたそうです。
　くれぐれも、自分の都合だけでイベント名は決められませんように…。

イベント専用口座

　郵便振替口座はイベント名で作れるので便利です。
　代表者の情報と、イベントの規約、目的などを書いて提出することが必要ですが、今はゆうちょ銀行で扱えるようになりましたので、銀行からの振り込みにも対応でき、大変重宝します。
　最近はクレジットカード支払も大きなイベントではやっていますが、郵便振込での参加費支払いもまだまだ主流といえるでしょう。
　委託参加を受付るなら売上金をネットで送金できて便利ですしね。

メールアドレス

　出来る限り無料のものは使わず、有料メールサービスを使いましょう。スマホでも利用できるものが便利です。
　G-mailでもかまいませんが私の経験上ここはよくメール未着トラブルが起きます。
　花鳥風月からのメールが届かず削除されることもあります。
　独自の迷惑メールフィルタを利用しているので、それにひっかかってしまうっぽいのです…。
　ともあれ、ケチらず有料サービスを利用することをお勧めします。
　また、基本的なことですが、面倒でも迷惑メールフィルタなどは解除しておきましょう。参加者さんからの問い合わせが自動的に削除されていて、読んでなかったということになるとかなり悲惨です。

　申込用紙に緊急連絡用のメールアドレスを記入してもらう場合、これを利用してＤＭを送ろうとか勧誘メールを送ろうとか不届きなことは絶対考えないように。
　参加者さんはこのメールアドレスを不正に使用しないだろう、と信用して記入されているのです。これはその他の記入事項にも言えることですが。
　イベントが終了したら絶対他の事に使わないこと。　

イベント告知ページ

こちらも、メールアドレスサービスとは別に有料サイトを用意するのが望ましいです。
SNSのイベント告知サービスを利用してもかまいませんが、長く続けるつもりなら有料サービスでレンタルして下さい。
くれぐれも、「商業利用不可」の無料レンタルサービスを利用することのないようにしてください。
同人活動は金銭のやり取りが発生しますので商業行為に含まれると考えておいたほうがいいです。
詳しくは「イベントHP、SNSについて」をご覧くださいませ