多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→スタッフ


スタッフ



<人を動かすのは難しい>

 お友達が当日スタッフに名乗り出てくれるのはいいことだし、ありがたいことです。しかし、イベント
当日には指揮系統をきちんと定めておいて下さい。
 友達だからとなあなあにしていると、運営に大きく混乱をきたします。
 対等な立場でもいいから指示の優先順位を決めておくとかしましょう。
 例えば、貴方の指示が最優先、貴方がいない時には誰が決定、その人もいない人は誰、という風に。
 遊びじゃないんです。友達でも指示通りに動けないような人はスタッフをしてもらわない方がいいです。

 アメリカの指揮系統を参考にされるといいかもしれません。
 アメリカでは一番の指揮権は大統領、その人がいなければ次、またその人がいなければ次という風に
かなりの順位が決められています。9.11の時には大統領は別のところにいっており、その他の人はドックの
ために入院していたり不在だったりして、指揮権4番目の方が指揮を執ったようです。こういう風に、ある程度
決定権をスタッフに渡しておくことも大切でしょう。貴方がトイレに行っている間に参加者さんが問い合わせにきて、
スタッフが全業務を中止してあなたを探す…なんてことになっても困りますしね。(どこに行く、というのを言って
おくことも大切ですが)
 もちろんこの場合も何か決定したことがあれば必ず事後でもいいから報告してもらう、それは忘れずに。

 補足。
 どうも誤解を招く書き方で申し訳ないのですが(言葉が足りないのも原因ですが)、お金を払って
スタッフを雇う方はあまりおられないと思います。
 ですから、集まってくれるスタッフには常に感謝の気持ちを忘れないで下さい。指示をして動いて
もらうにしても、「あれをして」「これをして」といった押し付けにならないように。私もスタッフからよく注意
されます。私だけだと思いますが。長くやっていると、忘れていないつもりで忘れていたりします。
 接客する側というのは「作っている」という感触をダイレクトに感じられる立場でもありますけど、
嫌な思いもけっこうします。それでも尚やってくれるのだから感謝したいですね。


<スタッフに向かない人>

 あらかじめ私の独断と偏見が入っているであろう事をお詫びしておきます。

 以下の人はスタッフに向きません(もちろん主催にも言えることですが)。
・何かトラブルが起きると責任転嫁して自分のミスを絶対認めない人、謝罪が出来ない人
・女よりも男が絶対偉い、優位であると思っている人
・年上の方が年下よりも偉いと信じて疑わない人(経験が豊富だから何かアドバイスしてあげられると
 思う人はセーフ)
・自分の考えで動けない人
・任された仕事を放棄してしまう人
・分かりもしないのに自己判断でやってしまう人(分かっていて動く人とは違います)
・報告をまったくしない人 ←これ本当に重要です

 いろいろなスタッフ志望の方を見てきましたが、こういうタイプの人は向きません。どうしてかって
言うと、自分の欠点が見えてないからです。
 逆に、「声が小さいんですけど…」「接客は苦手です」という人の方がスタッフには向きます。
やっているうちに改善されるからです。それにきちんと自分のウィークポイントを把握してるし。
 敬語も直していけば大丈夫です。

 例えば接客が苦手な人は本部業務をしてもらえばいいです。でもこういう人ほど、きちんと対応
できてたりするんだけどね(笑)。
 あと、異常に「どれくらい会場を回れますか」「サークルさんを見て歩く時間はありますか」と聞く
ような人も向きません。出たきり戻ってこなくなることが多いし、放送で呼び出しても帰って
こなかったり(苦笑)。
 時間にルーズな人も困るよね。

 でね、差別意識の強い人(上であげた、男尊女卑、年功序列の人)はどうしてかっていうと、人に対して
公平に接することが出来ないからです。
 基本的にスタッフ間で上下はないですし、無論参加者さんに対しても同様です。○○だから威張っても
いい、というのは関係ないですよ。

 で、主催者さんは開催中は常にスタッフの動きに気を配ってください。一番見るべきところは参加者
さんに対しての態度です。横柄なことをしていたら人目につかないところへ連れて行って叱ってください。
確かにスタッフさんは手伝ってくれるありがたい存在ですが、参加者さんよりは立場が下だということを
理解してもらって下さい。
※補足しておきます。ここでいう立場が下、というのは、「スタッフをやっているから」という理由で
参加者さんに偉そうな態度を取っていいことにはならないということです。いろんなイベントでそういう風に
ふんぞり返っているスタッフを見てきているので。また、参加者さんからの立場で言えば、イベントに
関わっている人は皆平等であるべきだと思っています。ここは、主催される方のページですので、
意識としてスタッフ側は下という自覚を持っておいて欲しいという意味で書いています。


<役割分担>

 グループで行動する時、自然役割が分かれますよね。
 リーダーとなる人、食べ物を調達する人、場所を確保する人、必要なものの点検をする人、連絡
係をする人など…。
 人には得意分野があります。
 計算の嫌いな人を会計に回しても、なかなかうまくいきません。それよりは仕事でそういう関係を
しているだとか、数学の得意な人にお願いした方が良いです(やれる人が立候補してくれればそれ
が一番ですが)。
 難しいですけど、スタッフの希望を聞いてその部署に回ってもらうのが一番いいかと思います。
うちはいつも人手が足りなかったりするので、ローテーションしてもらったりしていますけど…。スタッフ
全員がどの部署も大体出来ると誰かが参加できなくなった時にフォローききます。
 ちなみに。私は職業診断するとどの診断でも必ず、「トップには向かない。補佐的、bQ的立場が
最適」という回答になるのですが…。何でだ。


<権限をどこまで与えるか>

 何でもかんでも主催者の許可がないと動けない、っていうのも逆に、忙しい主催者には結構大変な
ことです。
 そこで、例えば「貴方は委託担当」「貴方は本部にいてね」と部署を決めたら、権限をある程度決めて
おいて下さい。
 本部業務だったら朝のうち一番多いのは、「チラシ置き場にチラシを置きたいんですが」という問合せ
ではないかと思います。
 それに対して「ヘンなチラシじゃなかったら、貴方の判断で許可を出していい」と言っておくとか。
 考えうるケースを全部考えて、取り決めておくといいでしょう。

  


<気をつけて欲しいこと>

 お友達で集まったのならともかく、スタッフが集まらず一般募集をかけたりする場合もあると思います。
気をつけて欲しいのは、スタッフの指揮系統と、意見を言える立場云々はまったく関係ないということ
です。(誰かが指示をしなければならないですから、それに従って動くことがあるからと言っても、それは
命令ではないってことです)
 たまに、「自分は××のスタッフを○年やっていた経験があるから、やりたいように仕切る権利がある」
と勘違いされる方がいらっしゃいますが、よそのイベントスタッフ経験は実務に活かせるとしても、発言権
としては何の意味ももちません。
 経験のあるなし、年上年下に関係なく、「おかしいなと思ったこと」「どうしても手があかなくて頼まなけ
ればならないこと」「その他思ったこと」、これらをスタッフ(と貴方)の間で隔たりなく発言・依頼できる雰囲気
作りを心がけてください。
 特に、友達でもなくでもなくて人づてとか、やりたくてこられた方は何となく発言しづらいです。イベント
中もこまめに声をかけるとか(その部署くらいで紹介はしてあげて下さい。自分でしてまわるより、他の
スタッフも声をかけやすいです)、尋ねて発言しやすい空気を作ってください。
 なかなかこれが難しいんですけどね。

 ただしすべてのスタッフに、「報告をしてもらうこと」だけは徹底して下さい。
 私も何度もスタッフとやり取りしていますが、イベントが終わった後に「そういえばこういうことがありまして」
と報告されて、対処したくても間に合わないというケースがいくつかありました。
 主催者がフォローしなくてはならないミスなどはこういった事後報告では間に合いません。どんなケースで
あっても何かあればすぐ報告、それをスタッフさんには徹底して下さい。特に悪い事態ほど優先して報告
してもらうこと。

 そして大事なのは報告をしてもらったら「もう聞いた」「なんでそんなミスしたの」「悪い報告ばっかり」と
いうようなことは決して言わないこと。
 スタッフの方でも「誰かが報告してるだろう」と何も伝えなくなってしまいます。
 そうではなく「誰かが言ってるかも知れないが念のため」の報告が大切です。


<スタッフマニュアルがあると便利>

 私もさんざっぱら文句いわれました。「仕事が多すぎて覚えきれない。マニュアル作ってください」って。
本部と委託にひっそりとあります(笑)。マニュアルというよりカンペ。
 でも、新しく始める場合は作っておいた方が便利ですよ。どんな仕事があって、どういう風に許可を
出すかとか、当日のタイムテーブルなど。
 当日は結構ワタワタしていて、決めたとおりに休憩なんて出来ないかもしれないですが、休憩場所とか
も一緒に。
 そしたらまずそのマニュアルを見て行動できるし、主催者を探して聞くまで参加者さんをお待たせ
しなくて済みますよね。


<イベントスタッフをやってみたい方へ>

 ここでは主催の立場から、イベントスタッフの立場を少し述べてみたいと思います。

 私はイベントスタッフの経験が少ししかないので何をどう、ということは出来ませんが、この項目で
述べている通り、一番重要なことは「ホウ・レン・ソウ」です。社会人なら会社で必ず言われることですね。
■報告
 例えば何かを頼まれて終わった時など「●●終わりました」「××終了しました。次の仕事はありますか」
 というような声掛けがあれば主催者も、頼んだことは終わったのか、次に何を頼めるかが把握しやすく
 なります。終わったことくらい見ればわかるだろう、と本人は思っていても、周りはわからないことがあります。
 また、参加者からの苦情や問い合わせなどを貴方が受けた時にもすぐに主催者に伝えましょう。
 イベントが終わった後で「そういえば…」と伝えても何の意味もありません。
 問題が発生した時もそのスタッフが直接主催者に。他のスタッフに伝言を頼んだりすると、その人が
 忘れていて報告が上がらなかったり、間違った情報が伝わることがあります。

 それから、「〜が、〜になって、〜ということになりました」というよりも「××ということがありました。実は
 〜で〜ということがあり、こういうことが起きました」という方が分かりやすいです。
 「参加者さんの一人が、列に並んでいる時に、寒いと言い出されまして、それで話を聞いていたら、具合が
 悪いということだったんで、会場の人と相談して、救護室に行きました」というよりも「参加者さんの一人が
 具合が悪いと言うことで救護室を今使ってもらっています。列に並んでいる時に具合が悪くなられたようで、
 会場の人と相談しました」の方が分かりやすいですよね。
■連絡
 トイレに行く時には周囲に軽く声掛けを。黙っていなくなって、なかなか戻ってこなかったりすると
 皆に迷惑がかかります。また、他のスタッフからそういう伝言を受けた時にも周りに「●●さんは今どこに
 いるそうです」と一声かけるといいでしょう。
■相談
 何か異変を発見したら必ず主催者に相談する。誰かが言ってるだろう、と考えるのは厳禁。
 また、イベントが終わってスタッフでの話し合いの時にも、疑問を感じたことなどあればどんどん
 提案していくといいでしょう。

 以上を踏まえまして主催者の方も、「その報告はもう聞いた」「なんでもっと早く言わない」というような
対応は出来るだけナシで。
 スタッフさんが報告をしやすい状況であることも大切だと思っています。

 そして補足。
 イベント会社の正社員というのなら別ですが、個人やアマチュア団体で行うイベントのスタッフ、という
肩書は実社会では何の意味も持ちません。
 得意そうに他の催し物や、他の場所で「自分は●●というイベントのスタッフをやっています」と名乗っても
意味がありませんからやめましょう。そのイベントの信用を貶めるだけです。
 ツイッターやブログなどでスタッフをやっていると書く程度なら構いませんが、公式な発言ではない、と
いうことの念押しはあった方がいいかもしれませんね。
 いろいろな会社の社員さんの発言などが公式発言ととられて、混乱が起きているケースも少なからず
あるようですからね。


多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→スタッフ