多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→申込用紙配布から〆切まで


申込用紙配布から〆切まで



<主な仕事は申込み受付>

 これまで読み進められて来たとおりに、あらかたの手配や告知が済み、申込用紙を配布したとします。
それを手にされ興味をもたれた方から申込みが届きます。
 溜め込まないうちに、速やかに受付処理をしましょう(笑)。

 主なチェックポイントは、
・申込用紙は洩れなく黒で記入されているか
・申込みに必要なものが揃っているか
・返信用封筒を同封するようにしている場合、料金は足りているか
・参加費を為替で払っている場合、為替の額は合っているか、期限に余裕があるか
です。

 サークルさんから何か不明点の問合せが手紙として同封されていたりしたら、忘れないうちに返事を
書いて返信用封筒に入れておきましょう。


<埋まっているスペース数を計算しておく>

 〆切間際になると申込みの量がどっと増えます。電話番号やメールアドレスを連絡先として記名
しておいた場合は、それによっての問合せもあります。
 その時点で余裕があるのかないのか、今から申し込んで間に合いそうかを把握しておきましょう。
 サークルさんによっては「×スペース予約させてもらえませんか」という方もおられるでしょう。
受け付けるか先着順とするかはあなたの自由です。


<募集数より少ない!/オーバーした!>

 少ない場合は、二次募集をかけるとかして下さい。そのまま続行してもいいし、〆切を過ぎての
申込みを見込むも良しです。
 オーバーした時は。
 つか、いきなりそんなことになることは少ないでしょうから、私がやっている方法をば(偉そう)。

 毎日受付をしていって、300スペース募集で例えば〆切前日で280スペース埋まっていたとします。
次の日届いて受付をしたら40スペースあったという時。
 選択は二つ。
 一つは申込に不備があるものは除いていって、残ったものから20スペース分選ぶ。
 もう一つは同じく不備を除いて、残ったものから、2スペースの人は1スペースにして調整し、
入るようであれば全員入れる。
 
 後者は私が3月開催の時にやってます。随分乱暴だなと思われるでしょうが、1サークルでも
多く受からせてあげたいなと思って。もちろん、スペースを調整したサークルさんには「今回スペース数が
多くて、貴サークルの申し込みスペース数を減らせて戴きました。参加をキャンセルされる場合は
お知らせ下さいませ」という紙を同封しています。あ、もちろん差額分のスペース代金もお返しします。

 別に無理に参考にしなくてもいいです。貴方が最適と思われる方法でどうぞ。
 スペース数を拡張するのもいいですが、入る机の数をきちんと計算しましょう。結果的に〆切を
守って申し込んでいるサークルさんが、迷惑を被るようなことがあってはいけないです。


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