多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→当日の注意


当日の注意



<遅刻しないでねー>

 …いました。1時間遅刻した主催さんが。来てみれば会場は設置してる様子はないし、誰もいないしで
しばし呆然としていたことが。
 寝起きが悪いと自覚しているなら、目覚ましを時間差でいくつもかけておくなり、誰かにモーニングコールを
頼むなり、必ず起きるようにして下さい。
 人間の脳は目覚めてから3時間後に動き出すと言われていますので、大体6時くらいには起きるのが
いいかと思いますよ。
 私は6時に起きてテレビを見ながら新聞を読み、お風呂に入って朝食をとります。で、準備すると大体
出発30分前になるので、最後の点検をしてます。


<主催者は監督をする>

 スタッフさんや、手伝ってくださるサークルさんが設置をしていると、自分も手伝わなければ申し訳ない
ような気になりますね。
 でも、主催者としてはどこがどの程度進行していて、どこの人手が足りないか/足りているかを見ることも
大切な仕事です。というよりもそういう指揮権は貴方にしかありません。
 設置中に搬入されてくる荷物(会場受け取りなら別ですが)の受け取りだとか、本部の設置など、
スタッフではできない/分からないことがたくさんあると思います。
 自分の頭の中でスケジュールを組み立てて、それに従って進行してみましょう。
 片付けの時もそうです。
 一緒に設置・片づけをするのはもちろんいいことですが、人手をきちんと配置することを一番心がけて
下さい。


<何でもかんでも自分でやらない>

 スタッフの項でも説明していますが、雑務はスタッフにお願いするようにしましょう。もちろん貴方が
してもいいんですが、その間他の人を待たせてもいけません。
 チラシの許可を出すのはスタッフに任せるとか、トイレ・更衣室などの案内をやってもらうとか、
可能な限り貴方は自由な状態でいて下さい。
 いつ何が起こるかわからないんですから。


<連絡・報告は密に>

 何か用事を頼もうと思ったらスタッフがいない、どこにいるのか分からない、いつ帰ってくるのか
わからない…では大変です。
 貴方も含めスタッフ全員に、持ち場を離れる時は必ず誰かに連絡しておくこと、一人だけしか
いない時はその持ち場を空にしないことを徹底させましょう。
 また、何かあったことやスタッフが自己判断で行ったことなどは、どんなに些細なことでも報告して
もらうようにして下さい。
 もしもどうしても誰もいない状況で離れなければならない時は、メモを残しておくようにしましょう。


<特別な応対>

 場所によっては、同人に関係ない方も入ってみえます。大体入り口でパンフレット購入制と知ると
帰られますが、パンフが完売していて入場無料だったり、パンフを買って中に入ろうとされる時に
「これは何の催物ですか」と聞かれることがあります。
 それを説明するのはあなたの言葉で十分だと思いますが、「若い人」とひとくくりにしないように
して下さい。
 いえ、うちのスタッフで、「イラストとかマンガを描いてる若い人の集まりです」と言ってしまって、
「そうか、じゃあワシら年よりはいらんというわけか!」と相手の方を怒らせた者がいたんで…(汗)。
 言葉には注意してね。

 次に、商売目的の人。そんなにいないと思いますが、自分のバンドの宣伝をしに来たり、金融
関係の方がいらっしゃったこともあります…。こういう方々は速やかにお帰りいただくのがよいかと
思われます。

 次に、ナンパ目的の不届きな人間。
 いました本当に。ガードマンが、「挙動不審者がいます」と連絡してきたので話を聞いたら、女の
子に声をかけて歩いていて、どうもデートに強引に誘っているようだという報告でした。
 対処はガードマンさんにお任せしましたが、そういう方は下手に声をかけると言いがかりと言われる
ので、ずっと後を「本人に分かるように」尾行していくのだそうです(笑)。
 流石はプロ、単に挙動不審な人(緊張して行動がおかしくなっている人)と間違うことはありません
でした。
 イヤ、全然アドバイスになっていないですがご参考までに。

 最後に、身体障害者の方です。
 一つ分かってもらいたいのは、身障者の方々は「特別扱い」されることを望んでいないということ
です。
 対応について、腫れ物に触るように大騒ぎしている人がいますが、私がすべきと思うのは、その
方々が普通に振舞うために支障のないよう、そっと手を添えることです。
 段差のない通路も、取っ手のついたトイレも、身障者の方が「普通に」動作をこなせるように考案
されているものだと思って下さい。

 で、どうするかと言うと、車椅子の方を例にとって説明します。車椅子の方が入場されてきたら、
まず私は普通の方と同じようにちょっと見て、業務に戻ります。無視じゃないです。
 そうして、スタッフに「ちょっと見回ってきます」と言って本部を出ます。本当に会場を見回ります。
車椅子の方の位置をこっそり確認して、進むのに困られていないか見ます。大抵は人で混雑して
いても何とか進めますが、どうしても物理的に不可能で、バックも出来ないっていう時に。
 スーッと近寄って、「恐れ入ります、皆様後ろご注意ください」と軽く声をかけます。そんな響き
渡るような声じゃないです。そうすると大抵通路が開きます。後は車椅子の方に「失礼しました」と
一礼してその場を立ち去ります。
 そっから後も気にはしますが毎回毎回飛んでいくことはしません。
 で、適当なところで本部に戻ります。車椅子の方が帰られるのを入り口で発見したら、軽く頭を
下げます。それで終わりです。
 視覚に障害のある方は介添えの方がいますから、余計な手出しはしません。
 
 もちろん、ご要望があった場合はこの限りではありません。
 また、車椅子の方に話し掛ける時は膝を曲げてかがんでください。腰だけ曲げて覗き込むように
するのはちょっと威圧感があります。


<困ったさんはどうするか>

 ウチには担当スタッフがいるのですが、どう説明したらいいですかね(苦笑)。

 例えば、ずーっと話し掛けてきて困る人。これに対しては、「会場内を見回ってきます」と言って
立ち去ります。スタッフに話し掛けるようなら、「申し訳ありません、業務中ですので、急ぎの用で
なければ後にしていただけませんか」と言います。

 言っていることが分からない人は、こちらから「何が」「どうしたのか」「どうして欲しいのか」を
質問しましょう。

 嫌がらせの項でも述べたように、あからさまに妨害目的で来ているような方は早目にご退場
いただく方がいいです。


<会場を見回る時のポイント>

 貴方が見回ってもスタッフが見回ってもいいのですが、沢山の方に快適に過ごしてもらうためには、
見回って何かトラブルが起きていないか、起きていればすぐに対処することが必要です。

チェックすべきポイント
・通路で立ち話をしてふさいでいる人はいないか
・万引き/置き引きはいないか
・サークルさんの荷物が通路にはみ出していないか、共有スペースを私物化しているサークルさんは
 いないか
・禁止していることをやっている人はいないか(通路に座り込んでトランプしてたバカがいましたよ、ええ)
・汚れているところはないか
・チラシ置き場が乱雑になっていないか
・委託の本が崩れていないか
・その他、トラブルはないか

 また、会場外にも何度か出てみて、トイレで着替えている人や宣伝行為をしている人がいないかなども
チェックしましょう。


<放送上手になる>

 これは蛇足までに。マイクなどで放送を入れる時気をつけるべきなのは、ゆっくりと正確にしゃべる
こと。
 忘れ物や落し物、呼び出しなど、最初に何の放送かを告げることはとても重要です。また、名前や
落し物の特色、車のナンバーなどは繰り返して言うようにします。

 あと、これもちょっと小技ですが、さっきも言った身障者の方が入ってこられたらさりげなく放送する
ことがあります。「会場内大変混雑しております。バッグやリュックサック、お手回り品を人にぶつけ
たり、机にぶつけたりされることのないようご注意ください」というものです。イヤ、いつも放送してるん
ですが、こころもち回数を増やしてみたりしてます。


<会場から苦情が来たら>

 音楽の音が大きすぎるとか、別の階から苦情があったとか、いろいろあると思いますが、きちんと
直してくださいね。
 関係ないわとばかりに知らんふりをするのはよくないです。
 他の階から苦情が出た時は、そこへ一言お詫びしておくのも忘れずにネ。

 自分が困ったナァと思って苦情をいう時も、会場の人を通した方がこじれなくていいです。その時も
まくし立てずに、何について困っているのかをきちんと説明してね。


<撤収も速やかに>

 モタモタ話をしながら片付けたりしていると、時間がいくらあっても足りません。
 また、汚れている備品はないか、破損していないかなどチェック箇所は山のようにあります。
 更衣室についてもざっと覗いて忘れ物がないかなど点検しましょう。
 
 もしも破損・汚損を見つけたら必ず会場に届け出て指示を待ちます。内緒にしておいてもバレますし、
後で請求されますよ。第一信用がなくなります。
 自分達で修繕できないものはきちんと届けましょう。

 また、会場に貸していただいたお礼を言うのも忘れないようにしましょう。
 掃除の方が入ってきても知らん振りされる方がいますが、後片付けをして下さる方です。
「よろしくお願いします」「何かあったら教えて下さい」くらい声はかけるべきです。
 宅配業者に荷物を出すなら、「無事終わりました。ありがとうございました」くらい言ってもバチは
当たらないです。


<会場料金の精算の話>

 今までお話をしてきた中で、会場費の他に様々な費用がかかることはもうお分かりだと
思いますが、会場費全額(もしくは予約金を除いた残額)をイベント終了後にその場で支払って
もらうようにしている会場を借りている方への注意点です。
 会場費の中に備品費が含まれていればいいのですが、机・イスのレンタル代は別請求、
とか、冷暖房費、放送機器使用代、その他清掃費など、別途請求される費用があります。
これを「付帯設備料金」というそうです。
 この付帯設備料金を用意しておらず、会場費だけしか持ってきていない、そのため後日
振込みにするというイベンターさんが結構多く、落とし穴になっているそうです。
 会場を借りる際に料金表などはもらえますので、その時に自分できちんと計算をし、
用意するようにしておきましょう。会場の方にも確認をしておくといいですね。
 また開催中に誤って備品を壊してしまった分も弁償として付帯設備料金に重ねて請求
されることがあります。見積もった金額+数万は用意しておくのがベターでしょう。
 大金を所持しているのが不安だと言う場合には、最初に会場側に申し出て、後日振込みに
してもらいましょう。当日支払いのみという規定がある会場を除いては、前もって申請して
おけば振込みにしてもらえます。くにびきメッセは後日精算して振込み請求書が届く
システムになっています。
(こちら掲載内容につきましてはいただいたご意見を頂戴いたしました。ありがとうございました)



多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→当日の注意