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〆切から参加案内発送、パンフ入稿



<参加案内、いつ印刷する?>

 私ねー、読みが甘くていつもやってます、配置図の刷りなおし(笑)。皆〆切守ってくれよー!
 まあ、最初から募集スペースが決まっている方は、こんなバカな目に遭うことはないでしょう。
 チラシは印刷に1週間かかりますから、〆切一週間前になったら参加案内を作成・入稿
しましょう。
 そうすれば〆切とともにサークル配置、発送作業にスムーズに移行できますよね。


<参加案内に記入すべきこと>

 直接参加の方へは当日の注意事項や、サークル入場時間、パンフレットは全員購入制なのか
どうなのか、会場がわかりにくいと思われる場合は地図、駐車場の有無、交通の方法、宅配便
搬入が可能であるならその方法と期間など、を明記します。連絡先も書いてあるといいですね。
 また、会場内配置図も必要です。そして、サークルチケットですね。チケットを設定しないなら
それでもいいです。
 サークルチケットには、イベント名・日時と場所(可能なら)、入場可能時間、サークル名、配置
番号を記入します。

 次に委託参加ですが、これはシステムの違いによって違ってくると思います。
 まず注意事項については、販売形式を記名し、販売しやすい形で送ってもらうようにしましょう。
納品証、着払い伝票などもいりますよね。
 また、宅配業者の説明、指定期間、送付方法などもあれば書きましょう。そして、売上金と
残部をどういう方法でいつまでに送るのかは記載します。
 参加する方もそういうことがハッキリ分かっていれば安心ですから。

 ただ、「忙しいから」と言って、「委託の返送には3ヶ月かかります」と書かないように。やりすぎ
です。実際いました。
 電話で問合せをされた方は、「私だって仕事してるんです!暇じゃないんです!」と逆ギレされて
びっくりしたそうです。
 500くらいの委託があるならともかく、普通規模のイベントでお待たせするのは1ヶ月までに
収めましょうね。


<個々への対応>

 委託サークルさんの中には、「周囲に指定業者の取扱店がなくてどうしても送れない」という
方もいらっしゃいます。
 そういう方に対してどんな対応をされるかは自由です。
 参加案内に「一度連絡ください」と書いておくも良し、「指定業者以外を使う場合は、送り先は
こちら」と明記するも良しです。

 うちが今まであったのは、「ペリカン」「郵パック」「冊子小包」でした。
 沖縄は、ヤマトよりも郵パックが安いんだそうです。
 返送もその方法を希望される場合は、返送作業の時に別個にしておいて家に持って返って
処理しました。
 冊子小包の場合は着払いは難しいので、本を持っていって量ってもらって、送料と為替手数料
を売上から差し引いてお送りしています。売上がなかったら…何とか着払いにしてます。


<いつまでに参加案内を発送する?>

 某イベントに参加してビックリしたのですが。
 3日前に参加案内届いたって荷物送れねーんだよ、コノヤロウ。
 さっさと送れ。

 とまぁのっけからアレですが、申込み〆切からサークル配置をして、なるべく早く参加案内を
発送するようにしましょう。
 宅配便で荷物を送られる方もいますから、最低10日前くらいには到着していることが望ましい
です。譲歩して、一週間前くらい。
 パンフ編集と平行すると地獄を見ますから、先に発送しておいた方がいいですよ。サークル名が
違っていたとか、何か不備があった時すぐに変更できるし、誤字脱字はパンフの方で編集できる
しね。


<パンフ入稿>

 印刷屋さんに迷惑をかけてはいけません(笑)。
 私これだけは自慢できます。〆切いままで破ったことないです…って誰もやっとるわー!!

 事前に「イベントパンフレット」であることを伝えて見積もりを出してもらいましょう。印刷屋さんに
よっては送料はかかっただけだったり、一律だったりします。それを踏まえて決めようね。
 尚、言うまでもないですが〆切は守りましょう。印刷屋さんも、イベントパンフだから便宜を図って
くれています。その好意に甘えすぎることのないようにしましょうね。

 また、カットを貼りこむ時はしっかりくっつけて。角が折れていたりするとそのまま印刷され
ちゃいます。(スプレーのりがオススメです。はがれない強力なヤツね)
 あ、印刷代はイベントパンフレットなので後納OKなところは多いですが、一応事前に聞いて
おくこと。お金の問題をハッキリさせることは恥ずかしいことではありません。
 また、少しでも入金するとかして、「払う気がある」という姿勢をみせるのもいいですよ。
 私、滞納しまくってとうとう搬入してもらえなくなったイベンターさんを知っています…。



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