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花鳥風月の進行表



おまけとして、具体的な開催までの流れを時系列にします。
昔の本から引っ張ってきたのでちょっと古くて申し訳ないんですが…。
また、メッセは一年前予約です。あらかじめご了承ください。
あ、あとこの間に別日程のイベントも同時進行です。複数回開催される方はご注意ください。

<スケジュール>

■2000年3月19日(日)開催 花鳥風月29の場合

99年1月 2000年の大体の希望日程を決める
    3月 00年3月分の大展示場空き日程をメッセへ照会
3月19日(希望日程)   日程の仮決定
メッセに会場予約・備品貸出申込み書類送付
4月上旬 メッセより会場費30パーセント分の請求書届く
 →支払い
4月下旬 メッセより利用承諾書が届く
    →開催告知が可能になる
開催告知期間  パンフ等での告知、各雑誌への日程送付など。
申込用紙セット発行予定があれば日程・申込用紙掲載
10月24日(2つ前の開催回) パンフ上にて、次々回開催日として掲載
12月19日(1つ前の開催回) パンフ上にて、次回開催日として掲載
00年2月中旬 ・サークル用参加案内を作成、印刷所へ発注
・企業/交流のあるイベントなどへDM発送
2月19日 ・申込み〆切、サークル配置開始
・メッセより会場費残り70パーセントの請求が来る →振込み
・メッセに当日会場利用図面提出、チェックを受ける
2月20日〜23日 ・配置作業
・追加サークル受け入れの調整
・チケット作成作業(パソコン入力)
・チケット印刷
2月26日〜27日 ■参加案内発送作業
・参加案内用チラシ折作業(2〜3人で3時間くらい)
・参加案内セット(1サークル分のチラシセット)作成
 →流れ作業で封入。最近は誰も手伝ってくれないので一人ぼっち
・参加案内発送
〜2月末 ・参加案内の不足などに応対/落選サークルへの返金/その他受付
・追加サークルがあれば受付(今回は入りませんでした)
3月上旬〜11日 ・机/清掃の外部依頼
・クロネコヤマトへ、荷物受付及び当日搬入出の依頼
■パンフレット作成作業
・サークルカットの貼りこみ
・アンケートの編集/打ち込み
・毎回掲載が決まっているページの打ち出し
・イラスト伝言板、4コマなどの縮小/貼りこみ作業
・ページ調整
・ノンブル打ち
・注意事項ページの作成(編集中に気づいたこと、お知らせなどを掲載するため一番最後に作成)
3月12日 ・当日会場用チラシ(アンケート)作成/入稿
3月13日〜18日 ■当日準備
・本部で使用するもの、コスコン用景品、その他何か使えそうなものを探していろいろと店を回る
・掲示物用意
・BGM用意(最新曲、話題の曲、面白そうなものチェック。当日の開催時間を計算して順番を決める。テンションに合わせて調整もする)
・設置用の配置図作成
・部署責任者スタッフとの簡単な打ち合わせ
 (おやつの手配、当日の注意事項、設置進行スケジュールなど)
・サークルからの問合せ対応
・最終チェック
3月19日(当日)午前8時半 メインスタッフ会場到着
〜9時45分 ・設置作業/掲示物張出
・宅配便荷物の仕分け
・チラシ配布作業
・本部設置
・委託開封作業
9時50分〜10時20分 サークル入場開始
10時30分〜 ・開場挨拶
・一般入場開始
午後3時 ・終了挨拶
・場合によってはジャンケン大会
・片付け開始
〜4時半 ・片付け終了
・スタッフ会議(今回の反省点、部署ごとの報告、新企画提案など)
・撤収
〜午後10時 ・持ち帰り品の点検
・忘れ物の問い合わせ、その他対応
・最近ではHPの更新作業
3月20日〜24日 ・パンフレット発送作業(広告出稿の企業や交流のあるイベント、通販予約分)
・委託不備/その他対応
3月下旬〜4月 印刷代残り、レンタル費などの払込、収支決算
12月 (一年の収支決算)




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