山陰同人誌即売会 花鳥風月

山陰同人誌即売会 花鳥風月
〒690-0887 島根県松江市殿町1 殿町郵便局留 「花鳥風月」
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花鳥風月の進行表

目次

  1. 花鳥風月の進行表

花鳥風月の進行表

 おまけとして、具体的な開催までの流れを時系列にします。
 くにびきメッセは一年前予約です。あらかじめご了承ください。
 あ、あとこの間に別日程の回も同時進行です。複数回開催される方はご注意ください。

開催日一年前 来年の大体の希望日程を決める
一年前 一年後の日曜の空き日程をくにびきメッセへ照会
一年前(希望日程)   日程の仮決定
メッセに会場予約・備品貸出申込み書類送付
11ヶ月前 メッセより会場費30パーセント分の請求書届く
※予約前納分。キャンセルとなった場合は没収
→支払い
→開催告知が可能になる
開催告知期間  
・イベント情報サイトへの掲載
・自HP、SNSへの情報掲載
・花鳥風月パンフ等での告知
・他イベントへの申込用紙配布
約半年前の開催回(2つ前の開催回) 花鳥風月パンフ上にて、次々回開催日として掲載
三ヶ月前の開催回(1つ前の開催回) 花鳥風月パンフ上にて、次回開催日として掲載
イベント開催日より90日前 ・サークル用参加案内を作成、印刷所へ発注
・企業/交流のあるイベントなどへ広告出稿DM発送
申込〆切前後 ・申込み〆切、サークル配置開始(HP、SNSでも告知)
・メッセより会場費残り70パーセントの請求が来る →振込み
・メッセに当日会場利用図面提出、チェックを受ける
イベント開催日一月前 ・配置作業(HP、SNSでも告知)
・追加サークル受け入れの調整
・サークルチケット作成作業
・参加案内発送作業(時間との戦い)
・発送完了後はHPやSNSで告知する
参加案内発送後 ・参加案内の不足などに応対/落選サークルへの返金/その他受付
・パンフレット制作作業
・HPやSNSでこまめに情報更新
イベント開催2週間前 ・備品/清掃の外部レンタル依頼
・クロネコヤマトへ、荷物受付及び当日搬入出の依頼
・警備員の手配
・イベント保険契約
・備品準備
・当日持っていくものの確認
・パンフレット作成作業完成へ
イベント開催1週間前 ・当日準備の確認
・スタッフと諸注意情報を共有
・サークルからの問合せ対応
・最終チェック
・HPやSNSでこまめに情報更新
イベント当日
8時20分前後  メインスタッフ会場到着、詳細打ち合わせ
~9時45分 ・設置作業/掲示物張出
・宅配便荷物の仕分け
・チラシ配布作業
・本部設置
・委託開封作業
・飲食物販売ブース設置
・休憩スペース、チラシ置き場その他設置
・更衣室開設
10時20分 ・サークル入場開始
11時 ・一般入場開始
午後3時 ・終了挨拶
・片付け開始
~4時半 ・片付け終了
・スタッフ会議(今回の反省点、部署ごとの報告、新企画提案など)
・撤収
午後7時前後 ・HP、SNSの更新作業
・問合せなどがきていれば対応
午前0時くらいまで ・広告出向企業にお礼文書発送作業
・その他対応
イベント後日 ・委託不備/その他対応
・その他対応
・印刷料金、レンタル費用その他精算
・来年分の日程調整作業