多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→予想外の出来事は


予想外の出来事は



<天災は忘れた頃にやってくる…>

 はっはっは。まさにかっこうの見本を体験してしまいましたよ。ええ、H12年の鳥取西部地震で、
メッセが破損してイベント開催できなくなったんです…。
 そりゃあもう、どうすべーと頭の中真っ白でした。
 こういう風に、「突然開催が不可能になった場合」は、対応の早さが明暗を分けます。
 当然のことですが、「スペースが集まらなかったのでやめまーす☆」「会場やっぱり借りられません
でした」という対処は勝手にやって下さい。知りません。


<会場に確認することから始めよう>

 かなり強い地震が起きて、家屋が倒壊したという場合。会場にも破損具合をすぐに確認して下さい。
貴方が開催予定のイベントが1ヶ月以内にあるならなおさら。
 破損がひどくてとても開催日までに修繕が間に合わず、貸せないと言われた場合は、はいまず深呼吸。
そして郵便局に参加サークルの分だけ80円切手か、郵便書簡を買いに行きます。
 この場合は緊急なので郵便書簡でもいいと思います。
 社会人で運悪く平日の夜だったりしたら、次の日は思い切って休んでください。ホントに1日仕事です。

 で、夜だから買いにいけないんだったら電話連絡から先にしましょう。
 申込用紙記載の、電話番号に電話をかけ、本人が出たらイベント名と会場が破損して使えなくなったこと、
その時点で延期(振替の日時)か中止が決まっていればそれも告げます。そして、文書で改めて連絡する
ことを伝えます。
 これをサークルの数繰り返すことになります。
 ただし、メールがあるなら、アドレスを記入している方にはそれで連絡しましょう。もちろんその方々にも
必ず後で文書を送ります。
 夜大体10時半を過ぎたら終了します。これ以降は非常識です。が、メールならいいでしょう。
 次の日も、夜くらいからかけましょう。日中在宅している人は少ないでしょうから。

 さて。朝から文書を作成します。電話で伝えたような、会場が破損し開催が不可能になったこと、振替で
開催が決定しているならその日程、中止ならいつから返金作業を開始する予定であるか、連絡先などを
入れます。(大体会場費の払い戻しがあるので、その後という事になります)
 それを全サークルに発送します。
 まだ時間があれば、手配した宅配便・印刷会社(パンフ・チラシを入稿していれば)に連絡を入れます。
HPを持っている印刷会社には、延期もしくは中止のお知らせを掲載していただけるか聞いてみましょう。

 書店や画材屋さんにも告知ポスターを貼りに行きます。緊急の場合なので必死に頼むと貼らせてくれる
ところもあります(あまりしつこくしないように)。
 夜になったら残ったサークルさんに連絡を入れましょう。
 ここでまず急ぐ用事は終わりました。後は、広告やチラシを出してくれることになっている印刷屋さんにも
連絡を入れておきます。チラシを送らないように伝えてあげてください。

 次にすべきは一般参加者さんへの告知です。
 開催日までにあるイベントさんには片端から事情をお話しして、告知に協力してもらえないか相談
しましょう。また、場合によっては駅などに貼ってもらえるか相談してみて下さい。全部だと大変だから、
乗り換えのある駅とかに。私はやりました。
 自分のHPを持っているならそこにも出します。
 これで出来ることはすべてです。

 会場が五分五分で分からないと言われた場合でも、サークルさんには連絡しましょう。中止でも開催
可能でも文書で連絡しておくにこしたことはありません。
 この件があって、ウチの申込用紙にはメールアドレス記入欄が出来ました。流石に400人近い人に
電話をかけるのは大変だったので…。3人でやって3日間つぶれました。

 今ではネットがありますので、リアルタイムで現状況をお知らせしていくことで、ある程度の周知は可能
です。しかし、ネットがあるからと頼らず、できる限りの連絡方法を行い、周知を広げること、それが主催の
責任です。



<御礼はきちんと>

 こういった天災などで協力を仰いだ方には必ずお礼状を出して下さい。書店さんや画材屋さんにも
必ずね。
 大変でしょうが、きちんとやった分皆さん分かってくれます。
 まさしく、緊急時の対応が信用を作りますです。


<災害誘導/救急車を呼ぶ事態になったら>

 例えば突然会場で地震が発生した場合、どのように誘導が必要か分かっていますか?
頭の中でシミュレートできますか?
 また、参加者さんが倒れたりした場合、どのような対処が出来ますか?
 それについて少しお話します。

 会場で思いがけない災害に襲われて避難が必要である場合ですが、会場ごとに
非常口、避難経路があります。知っておいて損はない法律知識で少しお話している
消防法の話ですが、会場が配置図をチェックするのはこの非常口などを塞ぐ配置に
なっていないか確認するためでもあります。
 以前新宿の雑居ビルで大量の死亡者を出したビル火災は、まさに非常口となる
べき窓などがふさがれ、避難経路には物が山積み、防火扉も閉まらないようにされて
いたために被害が拡大したと言われています。
 このように、何の気なしに出していた配置図は実は非常に大切な意味を持っている
のです。(私も以前入り口が三つ並んでいるところの一番奥をうっかり机で塞いでいて
怒られた経験があります)

 ですので、会場の方と万が一の避難経路について誘導はどうすべきか、会場の
人からの誘導はあるのか、なども確認しておきましょう。絶対にやってはいけない
のは自分が真っ先に逃げることです。天井が崩れてきた、倒壊したというような事態
ならともかく、イベント主催者として全責任を負うのですから、逃げるのは参加者さんを
誘導した後です。もちろん火災の際には逃げながら誘導というのがベストですが、
くれぐれも放置して被害を拡大させるということのないようにしましょう。

 次に、参加者さんが倒れたりした場合です。
 くにびきメッセには救護室というものがあり、具合が悪くなったり怪我をした人は
ここで手当てを受けることが出来ますが(ただし、会場の人にまかせきりは出来ません)、
そういったものがある会場は珍しいと思います。
 一番いいのは消防署がやっている講習などに参加しておくことですが、応急処置
の本を読んで勉強しておくのもいいと思います。ただし、薬などは用意する必要はあり
ません。他人に薬を渡すことになりますので薬事衛生法に触れることがあります。
例えばあなたがたまたま持っている薬が、その人がいつも使っている薬と同じだった
という時でも、何が起きるか分かりません。何か異常が起きている時に服用すると
思わぬ副作用を巻き起こすこともあるからです。シップ、カットバン程度なら大丈夫です。

 倒れた場合は安静にというのが一番ですが、頭を強く打った時等は絶対に動かさずに
救急車を呼んでください。これは大切です。揺り動かしたりするのは危険です。
 あとは細かくあげていくときりがないので避けますが、花鳥風月で今まであった例で
一番多かったのは、朝食抜き、徹夜で来場して騒ぎすぎて気分が悪くなったというもの
です。不摂生のきわみですけどね。

 次に、救急車を呼ぶ事態になった時です。
 判断についてですが、ここは思い切りよく判断して下さい。「おおごとにしたくないから…」
と素人判断すると取り返しのつかないことにもつながりかねません。
 本人にはっきり意識があり、貧血やめまい、日射病、熱射病くらいなら安静にしていれば
大丈夫ですが、それ以外は呼んだ方がいいと思います。特に嘔吐している場合は危険です。
(気分が悪くなった、以外で)
 窒息を防ぐ姿勢にしてすぐに呼びましょう。
 また呼ぶ際には誰か一人が救急車の誘導を行って下さい。イベント会場がその建物
の中に一つという場合はきわめてまれでしょうし、救急隊員には、どこで誰が助けを
必要としているか分かりません。出来れば建物の外の道路まで出て、何か目立つような
ものを振りながら誘導して下さい。建物入り口から患者の場所まで遠い場合は、
搬入口、非常口を開けたりして(場合によっては会場の人に協力してもらう)近いルート
を確保するように協力しましょう。その際は参加者さんの混乱を防ぐためアナウンスをいれ、
必要であれば一旦イベントを中止します。中止といっても10分ほどですから、ためらわず
行って下さい。
 救急車や警察を呼ぶ事態になった時、「イベントが中止になるのはちょっと…」と言う人が
いますが(というか過去に一人そう言った人がいました)、具合の悪くなった人を放置してまで
やることか、きちんと考えてみましょう。あなたがその立場になった時どう思いますか?
 とっさの判断、スマートにできるようになりたいですね。
(こちら掲載内容につきましてはいただいたご意見を参考にさせていただきました。ありがとう
ございました)



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