多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→書類を書く


書類を書く



<ワープロ・パソコンの使用>

 ワープロもしくはパソコンを持っていない、という方はいないのではないかと思います。もちろん、
所有していない方もいらっしゃるかも知れませんが、イベント主催をやると手書きの書類だけでは
済まされないこともあるので、もし自分が持っていなければ、持っている人に借りるか専門に作成
してくれる友人を探してください。

 もちろんすべての手紙を機械で書かなければならないというわけではありません。ワープロ・パソ
コンを使用するのは記録を残す必要がある文書と思っていただければ結構です。もちろん手書きの
文章でもコピーして残せばいいのですが、長文にわたる場合後から書き直しをしたり、コピーに行ったり
と手間なので、機械書き(以下ワープロ・パソコンで文書を作成することをこう言い換えます。打ち込み
が面倒なため/笑)の方が作業効率からみても楽です。
 例えば、企業さんに宛てて出す手紙などは、重要な内容であることが多いのでもっぱら機械書き
にしています。また、落選サークルへの返金、何らかの正式な通知(申し込み事項の変更・照会など)
も機械書きにしておくとのちのち確認できます。
 あるイベンターさんが、「正式な通知を手書きで書かないのは非常識」とワケわからんこと文句
言ってこられたんですが…。ちょっと大事な契約内容のことについてだったんですけどね(苦笑)。
この方、立派な社会人さんだったそうですが、会社で書類作成するのに手書きでされているんで
しょうか(苦笑)。
 ともかく、機械書きは双方に証拠が残るので便利です。番号(後述)を振っておけば簡単に探し出す
ことも可能ですしね。


<整理番号をつけよう>

 これは別に強制ではありません。書類が増えてくるとなかなか用件だけでは探し出せなくなるので、
便宜上つけておくと便利というものです。

 形式としては以下のような感じです。
--------------------------------------------------------------------------------
                                             花鳥文書P−××号
                                              平成○年×月×日
○○様

                                       山陰同人誌即売会 花鳥風月
                                              代表 氷河二代目

                         ××について(お知らせ)←個人宛ての場合は省略可
            
                              本文略



                                             住所氏名などの連絡先
--------------------------------------------------------------------------------

 一番右上の、花鳥文書P−××号というのが整理番号です。会社づとめをされていれば、
見かけられたことはあるでしょう。
 つけ方は何でもいいと思います。
 (イベント名)発△-×号とか、単純に文書No.でもいいでしょう。
 大抵の企業では回答が必要なときに冒頭に、「×月×日付 花鳥文書P−××号の件につき
まして」と書いてきます。ので自分の方でこれを元にどんな書類を送ったか探し出せばいいわけです。
そんなに手間もかからないですね。
 こちらからも、回答する必要のある文書を受け取った時は、その書類に番号がついていたら
書いておくと相手が助かります。
 また、そんな大げさにつける必要のない時とか、複数人に通達文書を出す(落選のお知らせなど)
時は単に「事務連絡」でもいいと思います。

 余談ですが、第3者を騙って出されては困る文書の場合うちでは公印を押しています。三文判
ではなくてちゃんと発注して作ってもらったものです(2万以上した…ぐはぁ)。こちらは書類番号と
差し出した日付、押した枚数を控えています。
 ま、ここまでしなくともこういったいたずらを防ぐ意味でも番号付けはしておいた方がいいですね。


<領収証を切ろう>

 印刷会社から広告料金などのお金を受けとった時や、パンフレットを購入された方に「領収を切って
ください」と言われた時に必要となってきます。
 領収証はきちんと発行しないと、脱税の疑いをかけられます。「銀行振込の場合、受け取られた
払込証をもって領収証と代えます」と明記していない限り、発行しなければいけません。
 もちろん銀行振込みだけでなく為替を送ってこられる会社もありますから、切らないで済む
ことの方が珍しいです。
 んがっ!
 私は自己流で覚えたのでこれが絶対と思わず、本を読んでみてください。といっても、そういう
本が見当たらなかったので私は非常に苦労したんですが…。(-_-;)
 ので間違いを発見された場合は遠慮なくお知らせくださいメール掲示板へどうぞ。
 領収証は、1枚紙のものと複写式のものがありますが、複写式のものを使用するようにして
下さい。


↓すいません、きれいに楕円形書く方法が分かっていません…。

  1) 名前記入欄
  2) 金額記入欄
  3) 但し書き欄
  4) 日付欄
  5) 発行人の住所氏名
  6) 通し番号


 では、順に説明していきます。
1)の部分には相手の会社、名前をフルネームで書きます。例えば(株)○×印刷とかだったら、
株式会社○×印刷にします。(株)(有)はちゃんと直しましょう。
参考までに、(有)は有限会社、(財)は財団法人です。また、会社名の前に(株)だったら株式会社
○○、後ろに(株)だったら○○株式会社です。間違えないようにしてくださいね。

2)の部分には金額を記入します。\1000−というように、¥と−を入れて金額の増減が出来ない
ようにします。金額が4けた以上になるのなら、,(カンマ)も入れるといいですね。

3)の部分には何の金額かを書きます。広告代なら、例:「5/6花鳥風月36広告代金」ですね。

4)はあなたがそのお金を受け取った日付です。

5)はあなたの住所氏名を書きます。イベント名は書かない方がいいです。長くなるので説明は
省きますが、事務所を立ち上げてでもいない限り不要です。
 で、印鑑を押しますが必ず名前にかかるようにして下さい。私の名前で説明するなら、氷河二代目
の目に印鑑がかかっている状態です。理由は知りませんがこうすべきと言われました。
 ゴム印で代用する場合は、渡す方に押しておけば、控えのほうにはいらないです。

6)は通し番号です。その領収証は束になっていると思いますが、1枚目から番号を振っていき
ます。つまり、ここが同じ番号の領収証は存在してはいけません。二重発行となります。

左下の四角は収入印紙を貼るところです。領収代金が3万以上(だったと…)の時は200円の
印紙を買って貼ることが義務付けられています。郵便局か銀行、切手の代行販売を扱っている
ところで購入してください。貼ったらあなたの判子で割り印をしておきます。(再利用を防ぐ為)

※記入をミスした時。
 新しく切りなおしてください。修正して書き直してはいけません。どうしてもという時は、二重線を
引き、訂正印か自分の名前の判子を押しますが、領収証は税務署でも特に査定が厳しいので
訂正事項があるといろいろ聞かれて面倒です。
 ミスした方は大きく斜め線を引き、きちんと保管しておきます。控えの方に貼り付けておけばいい
ですね。

 ちなみに領収証を単体で送る時は、封筒の表に「領収証在中」という判子を押してます、私は。


<請求書を切る>

 こちらも実際のものを例に説明します。もちろん複写式の方がいいと思います。


 1) 名前記入欄
 2) 内訳記入欄
 3) 発行人の住所氏名
 4) 日付欄
 5) 通し番号
 6) 合計金額欄





 1)、4)、5)については領収証の項と同じですので省略します。(4)は請求する日付となります)

2)は読みにくいですが左から順に、月日、品名、数量、単価、金額、摘要となっています。
私はそれぞれイベントの日時、請求するものの種類…という風に書いています。
具体例を示すなら、
月 日     品名        数量   単価     金額
5 6 花鳥風月36広告料金   1枚  ¥5000-   ¥5000-
5 6   同上  チラシ料金   1種    ¥2000-    ¥2000-
摘要は空白でいいと思います。
斜め線は、以下空白、という意味です。なるべく引くようにしてください。

3)は発行人の住所氏名でいいと思うのですが、振込先の銀行口座や郵便口座も併記して
あると便利ですね。(ウチはやってない…/汗)

6)は請求の合計金額です。

ちなみに請求書を送る時は「請求書在中」とは書かないです。いや、なんとなく。
ただ、送る時に、「既に入金しておられましたら行き違いです。申し訳ありません」と書いておくと
スマートですね。
企業は20日締めとか25日締めなどで入金してきますので、この辺りに請求書を発行する時は
書いておいた方がいいでしょうねー。



<BGM使用の申請>

 平成14年4月から、同人誌即売会もBGMを使用する場合は、JASRAC(社団法人
日本音楽著作権協会)への申請及び料金支払いの必要が生じます。
(非営利であるとか関係ありません。著作権法の改正に伴う料金支払いの必要性です)
 料金は会場の広さもしくは、定期的な開催であるかどうかで異なります。定期的に開催される
場合は以下のようになります。(JASRACさんの書類から引用させていただきました)

区分 店舗などの面積(u) 年額使用料
500uまで 6000円
1000uまで 10000円
3000uまで 20000円
6000uまで 30000円
9000uまで 40000円
9000uを超える場合 50000円

店舗面積とありますが、これが借りる会場の広さに値します。ちなみに花鳥を開催している
くにびきメッセは、面積が約1600uのため3に該当します。
料金的にはそう高くもないので、きちんと支払われることをお勧めします。
支払方法は、銀行や郵便口座からの引き落としと、払い込みの2通り選べます。

ちなみに上記料金は、音源がCDやカセットテープなどの場合であり、有線を使用する場合は
有線の業者がJASRACに登録してあれば新たに料金を支払う必要は生じません。
ただし、登録していない業者や、コスプレダンパなどで歌を歌ったりバンド演奏を行ったりする
ことがあれば、上記のほかにさらに料金が加算されます。
また、1回だけの開催、という場合の料金もあるとのことですので(これも面積ごとに違います)、
一回しか開催しないよという方はJASRACへ問い合わせてみましょう。
ちなみに全国に支部があり、自分の住んでいる場所の管轄へ料金を収めることになります。
申請書類も送ってもらえます。
本部に問い合わせれば教えてもらえますので気軽に問い合わせてみましょう。
(とても感じのいい方ばかりでした)
JASRACサイト  http://www.jasrac.or.jp

言うまでもないですが、黙っていればわからないよと不当に支払いを逃れるのはやめましょう。
向こうさんもきっちり、管轄内での催し物について調査しておられますので…。
BGMくらい堂々と流したいですね。

●支部一覧
http://www.jasrac.or.jp/profile/outline/branch.html
 また、オンラインからでも登録申請が可能になっています。
●J−OPUS
https://j-opus.jasrac.or.jp/login2.jsp

参考
●お店などでBGMをご利用の皆さまへ(JASRAC)
http://www.jasrac.or.jp/info/bgm/index.html
●BGMの使用料規定
http://www.jasrac.or.jp/release/01/10_3-2.html


多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→書類を書く