多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→資金の他にこれだけはあると便利


資金の他にこれだけはあると便利



<主催者は書類に埋もれる>

 なんたって、バカにならないくらい書類の山です。それはもう、ものすごいです。私、仕方がないので
事務用品を一括購入したくらいです。
 ただし、考えなしに「あ、これ使うかも」「買っておこう」とするのは単なる資金の無駄遣いにしかならない
ので、計画を立ててね。
 最近は100円ショップがありますからそこの文具で十分役立ちます。(私の頃は…なかったなぁ…/遠い目)
 では、一体どんなものをそろえる必要があるのか、ということを考えてみましょう。


<書類を整理する>

 ザッと言ってイベントで発生する書類は、1.契約書関係  2.申込用紙関係  3.印刷関係
4.領収証、5.その他メモ・企画関係  となります。
 どれももちろん重要書類に違いありません。
 1については、会場借用承認書、備品を外にレンタルしているならお願いした時のFAX(私は証拠が
残るのでFAXで送ってる。もちろんその後電話で届いたか確認)、宅配便に搬入をお願いするならそこへ
お願いした書類も。場所によっては申請書類になっているところもあるようですね。その場合は控えを
取っておきましょう。
 これらの書類はサッと閲覧できるように、ファイルに整理しておくのがいいです。継続してイベントを
するつもりなら、種類ごとに分けるのもよし、1回ごとにまとめるのもよしです。

 2についてはファイルでは対応できないので入れ物を用意しましょう。透明なプラスチックのケース
でもいいですね。しっかり蓋が閉まるか封ができるものがいいです。印刷直後の申込用紙と違って
人が記入した用紙は厚くなるので(50枚くらいだと高さ3センチくらい。もちろん押さえれば縮むけど)、
多少余裕のきくものがいいです。

 3は、印刷に回す原稿のこと。またイベントを開催する予定がある場合は使いまわしたり、参考に
したりできるのでこれもまた一箇所にまとめておこう。

 4も専用のボックスか封筒を作って入れるように。領収証のもらえないコピー代や交通費は、専用
メモ帳を用意、必ず使った後に記入しましょう。1回きりのイベントで必要ないじゃん、と思われるかも
しれないですが、税務署は何年かに一度会場の顧客全員を調べるようです。入場料(つまりパンフ
全員購入制のイベント)を取っているところは、ザッと計算して余剰が出ているようだと思ったら
呼び出しが来ることもあります。5,6万くらいなら大丈夫でしょうが、20万以上だったり(予想入場料
引く、会場費。他の経費は考えない)、定期的にやっている場合は間違いなく呼び出しがきます(笑)。
 とはいえ、絶対ではなくて確率の問題なので呼び出しはまれでしょうが、収支決算は必ずやりましょう。
 収支決算については、後始末の項も参考にして下さいネ

 5は電話のメモとか、こういう企画をやるという計画書とかです。ファイルに入れておくにこしたことは
ないですね。


<ファックスあると重宝>

 普及率は結構高いと聞いていますが、私が始めた頃はそんなに「あって当然」のものではなかった
ので、印刷屋さんとのやりとりに苦労してしまいました。
 CM規定を送るのだっていちいち郵送だったから、不明点を説明するにも電話口だったし。
 参加者さん全員の家にファックスがあるとはいいませんが、参加案内が届かなくって、郵送で送って
いたら間に合わない!という時とても便利です。
 あと、印刷屋さんとかイベンターさんもファックス持ってるところ多いから、CM規定送りますねって
いうことも出来るしね。
 1回きりならなくてもOK。長く続けるつもりなら是非とも欲しい機器。
 …ただし、最初からサークル参加案内をファックスで送ろうとか考えないように。
 上でも言ったけど全員の家に必ずファックスがあるわけではないので。
 実際おられたんですよ。「サークル参加者には案内をファックスで送れば、返信用封筒同封して
もらう必要ないですから。いいアイディアでしょ?」とやった人が。…ファックスない方は困ったそうです。
その後どうなったかは聞いてません。


<名刺>

 10回以上イベントをやるつもりで、例えばその地元に定着させたいって時。もしくは、事務所を立ち
上げて本格的に活動される方は、用意しておいたほうが良いです。
 私も何度かイベンターの方と名刺交換させていただきましたが、ハートマークがついているような
名刺や、「→」「v」を使っていると「コイツ、マジか…?」と思ったりします(笑)。
 会社勤めをされておられる方はご自分の名刺をお持ちだと思いますが、ああいうシンプルな書き方
で構わないです。
 もちろん名刺入れも用意してね。サイフとかからヨレヨレの名刺を出されるのは、受け取る方にして
みればあまり気分が良くないです。

 ※花鳥風月では名刺は現在作っていません。各地で「スタッフ」を名乗って金品を受け取ろうとした
人間、その他勝手な行為をした人間が出たため、主催者、スタッフ双方とも名刺は作成していませんし
配布も一切していません。


<何はなくともゴム印>

 説明するまでもないですが、住所氏名のゴム印は作った方がいいです。為替の換金にも使うし、
たとえ1回きりのイベントでも、サークル参加案内発送・為替用と何百回も使います。
(※為替はイベント名では換金できませんので注意。申込受付先を「●●様方イベント係」にしている
場合は、これとは別に住所氏名のゴム印も作っておくと便利!)
 作るのはそんなに高価じゃないから是非作っておきましょう。
 プリンターで封筒の裏に直接印刷するから、といっても、いろいろなところでゴム印の出番という
のは結構あります。
 
 余談ですが、今はなき某イベントがちょっとおおっぴらに言えない系のタイトルでして(ニュースで
たまに報道されるような事件名…)。リターンアドレスに「××協議委員会」と押してあったため、
受け取った親御さんが、自分の子が何か犯罪にかかわっているのではとビックリして、苦情の電話が
何件もかかってきたそうです。
 くれぐれも、自分の都合だけでイベント名は決められませんように…。


<イベント専用口座>

 郵便振替口座はイベント名で作れるので便利です。
 代表者の情報と、イベントの規約、目的などを書いて提出することが必要ですが、今は
ゆうちょ銀行で扱えるようになりましたので、銀行からの振り込みにも対応でき、大変重宝
します。
 最近はネット振込なども大きなイベントではやっていますが、郵便振込での参加費支払いも
まだまだ主流といえるでしょう。


<メールアドレス>

 緊急連絡の必要が生じた時用に。最近は携帯もメールが標準装備だったりするから、全員とは
言いませんけどサークル参加者さんの大半へ連絡がすぐに出来ます。
 ただ、これを利用してDMを送ろうとか勧誘メールを送ろうとか不届きなことは絶対考えないように。
 参加者さんはこのメールアドレスを不正に使用しないだろう、と信用して記入されているのです。
これはその他の記入事項にも言えることですが。
 イベントが終了したら絶対他の事に使わないこと。
 また、基本的なことですが、面倒でも迷惑メールフィルタなどは解除しておきましょう。参加者さん
からの問い合わせが自動的に削除されていて、読んでなかったということになるとかなり悲惨です。


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