多分花鳥風月同人誌即売会の開き方→日程予約


日程予約



<参加しやすい日程>

 ズバリ。人が集まりやすいイベント日程は、前後一ヶ月に同規模かそれ以上のイベントがないことです。
ああっ石は投げないで下さい(笑)。お金なら拾います。はいーはいー。紙幣の方がいいです。

 冗談は置いといて、都市部の方ではそんな理想的な日程はムリですよね。イベント情報誌を見ていても
毎週同じジャンルのオンリーとかありますね。
 宣伝にお金と手間をかけられる自信があるならともかく、新規イベントとか、あまり知られていない
ジャンルのオンリーは他イベントとぶつからないような選択はつらいところです。
 ですが方法はいろいろとあるのじゃよー。


<とりあえず入れない方がいい時期>

 大きなイベントと同じ日程、と2週間前までの日程。オンリーの場合は同じジャンルの日程。前者は
説明するまでもないですよね?後者は共倒れになる可能性が大きいし、何より後から入れた方が、
「故意にぶつけた」と言われます。全部が全部ではないけど、最初からそういう先入観でみられるの
ってイヤだよね。

 ただし、地方では東京や大阪の大イベントはあまり影響がない(交通の便が良くてすぐに行ける地域
除く)と思われますので、気にせずやりましょう。ええ、私も何度もぶつかってますとも。日程が発表
されないから厳しいんだよね(笑)。
 あっでも、やっぱり大イベント2週間前〜大イベントと同日程だと、イベントパンフは良くてもサークル
さんの本の入稿〆切が繰り上がってたりします。特にコミケ前は大注意。自分の都合だけではなくて、
サークルさんのこともちょっと考えてあげてね。

 また、その地域で季節によって人の出が左右される時も避けた方がいいです。例えば冬に突然
大雪が積もったら交通の便がストップするところ。豪雪地帯は降るものと分かっていますから、その
地域の人たちも慣れています。が、まあまあ雪が珍しいけどたまにドカッと降ったりするというような
場所はそういう時期には入れない方が無難です。
 参加者さんどころか、スタッフや宅配便が遅れたら目も当てられないですから。
 夏暑すぎるところも同様ね(笑)。


<入れた方がいい時期>

 ねらい目は大イベント終了後2週間から。コミケとかGWのシティ?だと、直後に入れるとサークル
さんは完売してて在庫がなかったりします。サークルさんも机の上に何もないと寂しいですからね、
「あーあ、せめてあと1週間あったらあわせてコピー本出すとか、再版できたのに」ってコトにもなり
ます。
 だから、2週間後。ただし、皆さん同じことを考えているでしょうから(笑)抽選制のところは厳しいね。
差がつく宣伝方法も後で述べますです。
 ま、それに大イベントはサークルさんも気合入れてる分疲れてるしね。
 ただし、印刷屋さんはコミケなどはその後休みをとられるところが殆どです。もちろん、翌週イベント
への入稿もきちんと仕事はされますが、そういう意味でも2週間あけた方がいいかなって。ゆっくり
休んだ後の印刷ならヘロヘロ(すいませーん)の時よりミスが少ないはずです。
 後は秋口、春休み、夏休みは定番ですね。


<確認は手と口を動かして>

 直接出向くにしても、電話でサッと済ませるにしても、後でもめない為に記録を残しましょう。
私がいつも日程予約でピリピリするのは、その日程が取れるかどうか(の為に第3希望まで選び
ますが)ということと、予約日程に間違いがないか、ということです。
 だから予約をしたらすぐに申し込み書類を作成しますし、しつこいくらい確認します。書類の
控えをもらえないところはないと思いますが、きちんと日程・時刻など確認しましょう。
 電話で予約が出来る場合は、電話口で日程を述べつつ自分もメモします。くれぐれも頭の中で、
とかで済ませてはダメです。録音機能付きならオンにして下さい。
 自分もメモすることのメリットは二つあります。一つは、手元に証拠が残ること。相手がメモを
間違えた時とか確認の際にはっきり言えますね。
 もう一つは相手の書く速度に合わせられること。予約だけでなく、相手がメモする必要のある時に
使えるのですが、貴方は口で言うだけでも相手はメモしています。スラスラ言ってしまっては、
書く速度が間に合わないですし書き漏らしもあります。
 ですから自分も言いながら書きましょう。そんな器用なことが出来ないという人は(私だ/笑)、
やっぱり録音しましょう。
 そして最後に復唱します。大抵は書き留めた方が復唱しますが、相手が言わなければ貴方が
「では確認のため、復唱します」と言ってもOKです。


<印象付けよう!>

 続行する予定のある人にとってありがたいのは、会場の事務員さんが貴方を覚えて下さる
ことです。人間不思議なことに公平な立場にあればあるほど、顔見知りの人や好感を持つ人に
便宜を図ろうとするもの(あ、政治家がやってんのは金と名誉のためです、念のため/笑)。
 例えば、会場の広さを確認したい、備品の確認、不明点、その他書類の提出、会場費の納入
(大金所持は危険ですので、女性の場合は振込みにした方がいいです)など、電話で済むことは
電話して終わりになってしまいがちですよね。
 でも、頻繁に会場へ赴いて直接話をすると、会場側は何となく安心するんですよ。「あ、すぐに
動ける人だな。何かあってもすぐに対処してくれるな」って。
 だから、出来る限り行きましょう。
 もちろん私も最初は頻繁に通いました。
 今ですか?うーん…(笑)。でも、緊急の要件の時とかは話し合いに出かけましたよ。貸して
もらっているわけですからね。

 で、話がずれましたけど、顔見知りになると予約日程がどれくらい埋まっているか教えて
もらえたりします。イヤ、ほんの少し先までという意味ですが。
 例えばメッセは一年前からの予約であり、一年前にならないとその日が空いているかどうか
あまり教えてもらえません。が。
 私は「いつもお世話になってます」から始まって「今月ならいつといつの日曜日があいてるよ」
となり、一年前という規定を満たしていれば「じゃあ押さえておきますね。書類送ってね」で
終わり。イベントの内容などはいちいち聞かれません。「いつもと同じね」程度(笑)。
 つまり、メッセさんとウチとの信用が出来ているから出来るワザです。
 さあ皆さんも電話をやめて直接会場へ!(場所によっては嫌がるところもあるから、それは
見極めてね…)


<不明点は必ず聞く!>

 場所によっては消防法に基づき、会場内の配置図を提出しなければならないところや、
備品が会場使用料金とは別料金のところもあります。
 また、持ち込み禁止物の規定や、電気・ガスなどの料金を別に設定するところもあります。
 過去その会場で即売会が行われているのであれば、会場の方もなれていらっしゃいますから
そういった一覧表だとか、料金表を出してこられます。
 が、初めて開催する場合は恥ずかしがらずにないようを細かく伝えましょう。 
 相手はそういうことに慣れています。貴方が気づかないことについて「これは予算があり
ますか」とか「この料金は別途かかりますが」とか言ってくれます。
 貴方も疑問に思うことがあったらどんどん尋ねましょう。もちろん、メモの用意は忘れずに。
出来れば数人でいくのがいいです。話し手は貴方1人にし、後は証人代わりに。全員が
口々にしゃべっても混乱するだけですから。 


<格好>

 もう何度もやっていて確実に会場を貸してくれる、っていう信用がない限り、GパンにTシャツで
会場へ行くってのはやめた方がいいです。
 何だかんだ言っても、社会は外見で人を判断します。ラフな格好よりスーツ姿の方が、社会人って
言われて納得するでしょう?
 女性の場合は、普段化粧しない方も会場やその他へ出向く時だけはきちんとしよう。
 男性の方は、シャツにシワが入っていないかチェック。寝癖が付いてないか、ヒゲが伸びていないか、
ネクタイが曲がっていないか。
 鏡の前で全身チェックしてね。
 関係ないことですが、スーツのポケット(男性の上着の内ポケット除く)に物をゴチャゴチャいれるのは
みっともないそうです。せめてハンカチ程度にしておこうね。


<予約できる期間>

 地方によっては3ヶ月前でないと申込みが出来ない、という会場があるみたいですね。新規さんの
場合だと、宣伝の面からあまりお勧めできないかなぁと思ったり。
 イベント開催を人に定着させることが出来るのは、最低でも半年前からの宣伝活動だと思います。
 会場を選択する基準は、1.早くから会場予約が出来る、2.会場費が安い、3.交通の便が良い
4.参加者の認知度が高い(よく使われていてどこにあるか知っている)、ということになろうかと思うの
ですが、何度か開催しているイベントさんならともかく新規さんは、早くから会場予約が出来ることを
一番最優先にしてはどうかな。
 何度か開催しているイベントさんは、参加者さんの中でも大体どんなイベントか分かっていますし、
面白ければ「次はいつ」とチェックを入れられています。だから、3ヶ月前発表でもそこそこ人は集まる
と思いますが、新規さんがこれをやるのは結構な博打です。確かに、そこの地方が3ヶ月前発表の
イベントばかりなら、参加者さんも慣れていますから大丈夫かもしれないですが…。
 とはいえ中々条件の良い会場を探すのは大変ですよね。
 でも何とか妥協しすぎず、自分の理想に合う会場を探してみて下さい。
 ちなみに私は、今までまったく使われていなかった会場を「山陰イベントといえばココ!」と言われる
までにしましたヨ。これは誇張でも自慢でもなく、本当の話です。
 自分の足を使って探してみてね。
 私の経験から行くと、新規さんは一年前から会場が借りられるところがオススメだよ。それがムリでも
せめて半年前までの予約かな。3ヶ月前予約の会場の方が人が集まりやすいっていうんなら、ひとまず
半年前予約のところで何度か開催して、その間に3ヶ月前予約のところを押さえられたら発表すれば
告知度もグンとあがります。


<キャンセルはほどほどに>

 いました。入れてはキャンセル、入れてはキャンセルする人が。
 それは、サークル数が集まらなかったからという理由だったり、その場の勢いでイベント開催が決まった
だけだったり…。
 私も「イベントやります」と電話をかけてきた人に、「どうして急に?」と聞いたら「イベント参加していて、
帰りの車の中で勢いで決まった」って言うから、「そういうノリでやらない方が…」と言ったんですけどね。
やるって聞かないので(笑)放っておいたら、数日後「やっぱりムリそうなんでやめます」と連絡がありました。
会場予約もキャンセル。
 こういう例は珍しいにしても、キャンセルはやらない方がいいです。会場側の印象が悪くなるし、ひどい
場合には「もう即売会には貸さない!」っていうところも出てきたり。
 キャンセルは、「どうしても都合がつかなくて止める場合」の特別処置です。すべての人に迷惑がかかる
ので、絶対安易な気持ちでやらないで下さい
 ウチの地元でもありましたが、サークルが集まらなかったからといって1ヶ月も前に会場をキャンセルして
おきながら、その告知を、サークル参加したイベントで一切せず、当日は張り紙をしただけ。謝罪するわけ
でもなく平然と次の日程の告知をしていた、呆れた主催者が居ました。
 こんな最低なイベンターにだけはならないで下さい。お願いします。


<規約は守ろう>

 会場費の請求がきても平然と無視する人や、禁止事項を全然守らない主催者、本当にいるんですね。
私イベントをやろうと思って、市内のめぼしい会場(それまでイベントを開催してきたところ)を回ったら、
「前にこういう主催者がいたから即売会には絶対貸さない」と断られて、唖然としました。
 中には、内容を聞かれて「即売会です」と言った途端「うちはお断りだよ!」と怒鳴られたところも。聞いて
みたら以前貸したイベンターがゴミを放置して帰ったため、掃除が大変だったとか。絨毯にジュースが
染み込んで取れず大変だったそうです。
 こぼしたのは参加者であっても、点検してそれを発見したら報告する義務が主催者にはあります。
 借りてやってるんだ、ではなくて貸してもらっているんだという謙虚な気持ちを持ちましょう。
 何事もギブ&テイクです。こちらがルールを守っていれば、会場側も何か便宜を図ってもいいと考えて
下さるかもしれません。また、困ったことが起きた時に協力してくださるでしょう。
 自分のせいでイベント開催が出来る会場が減ることのないよう、努力してください。それもまた、イベント
を開く人間に課せられた義務ですよ。

 ※そういう時のために、イベント用の保険に入っておくことをお勧めします。
 会場のものを汚損した、破損した場合でも賠償することができます。
 →諸手配/イベント保険の項目をご覧ください


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